メールフォームとは？作り方やメールフォームツールを選ぶ際のポイントについて解説

公開：2022/03/07 09:00
更新：2023/10/02 14:10

ビジネススキル

メールフォームを利用する人々

問い合わせ窓口やイベントの募集フォームなど、さまざまな用途で活用できる「メールフォーム」。

今回は、そもそもメールフォームとは何なのか、基本的な知識や作り方を解説。併せて、メールフォームを導入する際の7つのポイントも解説します。これからメールフォームの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

メールフォームとは？

メールフォームとは、Webサイトに設置されたフォームに直接テキストを入力し、送信できるシステムのことです。フォームの入力項目は設置する際に決めることができるため、問い合わせやアンケート、イベントの参加申し込みなど、さまざまなシーンで使用されています。

メールでの連絡時にメーラーを立ち上げる必要があるのに対し、メールフォームはユーザー側がメーラーを立ち上げる必要がないのも特徴です。サイトを閲覧しているユーザーが気軽に問い合わせできたり、申し込みができたりと、フォーム送信のハードルが低いのもメリットです。

メールフォームの構成

メールフォームは、主に以下の要素から構成されています。

・入力フォーム：訪問者が情報を入力するためのテキストボックスやドロップダウンリストなど。
・送信ボタン：入力した情報をサイト管理者に送信するためのボタン。
・確認画面：入力情報を確認し、修正や送信を行うための画面。
・完了画面：情報送信後、訪問者に送信完了を知らせるための画面。

これらの要素を組み合わせて、訪問者がスムーズに情報を入力し、サイト管理者に送信することができるように設計されています。

メールフォームの基本機能

メールフォームの基本的な機能は、以下の内容があげられます。
・必要情報の入力
・データの送受信
・メールフォームの作成
・サイトに合わせたデザインの編集
・レスポンシブ対応
・自動返信　など

メインは、メールフォーム作成機能。用意されているテンプレートを利用すれば、簡単に作成・設置が完了します。なかには、画像を設定したり、色を変更したりして、サイトや企業イメージに合わせたデザインに編集できるメールフォームも存在します。

レスポンシブ対応や自動返信も、メールフォームに欠かせない機能です。特にレスポンシブは、スマホやタブレットからフォームを送信するユーザーも多いため、各デバイスに適応したデザインとなるのは重要なポイントだといえるでしょう。

自動返信に関しても、ユーザーが入力内容を確認できたり、フォーム送信の重複を防いだりと重要な役目を果たすため、ほとんどのメールフォームで利用できる機能です。

メールフォームの導入を検討している方は、どのような機能が必要なのか検討してみるのがおすすめです。

メールフォームが活用されているシーン

メールフォームは、さまざまなシーンで活用されています。

問い合わせ窓口

サービスや商品に関する問い合わせを受け付けるための窓口として、メールフォームが設置されます。顧客からの質問や要望を効率的に受け取ることができます。

採用活動

企業の採用ページにおいて、応募者からの履歴書や職務経歴書を受け付けるためのフォームとしても利用されています。これにより、人事部門の業務効率が向上します。

イベントやセミナーの申し込み

イベントやセミナーの予約、サービスの申し込みなど、事前に情報を収集するためのメールフォームが設置されます。必要な情報を過不足なく受け取ることができます。

メールフォームを設置するメリット

メールフォームを利用する女性

次に、メールフォームを利用する具体的なメリットについて紹介します。

メリット1．問い合わせ管理ができる

メールフォームを利用する1つ目のメリットは、問い合わせ管理ができることです。

メールフォームは主にサイトを訪問したユーザーからの問い合わせ窓口として使われます。近年では、メールフォーム以外にもメールアドレスやSNSなど、コミュニケーションツールが増えています。様々なプラットフォームでやり取りをすると、対応漏れが発生したりステータスの把握が難しくなるでしょう。

問い合わせ管理を確実に行いたい場合は、メールフォームの利用がおすすめです。

サイトにはメールアドレスを記載せずメールフォームを記載、SNSへの問い合わせ対応もメールフォームへのリンクを記載することで、メールフォームへと問い合わせ窓口を一元化できます。

一箇所で管理することで、対応ステータスを把握しやすくなるでしょう。もちろん、管理者権限を付与すれば複数人でも管理可能。

Tayoriを使って問い合わせのステータス管理をしている様子

「Tayori」のような、ステータス管理機能や、担当者の割り振り機能がついたメールフォームを利用すれば、見逃しや対応の遅延などを軽減できます。

メリット2．自動返信対応ができる

メールフォームを利用する2つ目のメリットは、自動返信対応ができることです。

フォームを送信した際、入力されたメールアドレス宛に問い合わせを受付した旨を知らせる完了メールを届ける仕組みを自動返信と呼びます。送信者が無事にフォームを送信したことを確認できるのに加え、送信内容も表示されるものの場合、入力内容にミスがないか送信者が内容を確認することができます。

フォームがきちんと送信されたことが確認できないとユーザーは再送信をする可能性があり、集計する際にデータが重複してしまいます。管理側の手間も増えるため、自動返信対応機能が使えると非常に便利です。

メリット3．必要な情報を過不足なく得られる

メールフォームを利用する3つ目のメリットは、必要な情報を過不足なく得られることです。

フォームでは基本的に、入力する項目を自由に設定できます。ユーザーはそれに沿って情報を入力するので、必要な情報のみを確実に得られます。より確実性を高めたい場合は、必須項目の設定を行うのもおすすめです。

必要な情報を確実に得られることで「問い合わせがあったけれど、情報不足で解決できない」となることを防げます。

メリット4．スパムや迷惑メール対策になる

メールフォームを利用する4つ目のメリットは、スパムや迷惑メール対策になることです。

フォームでは入力した個人の情報を扱うため、スパム・迷惑メール対策は必須。メールフォームツールの多くはセキュリティ性能に優れているので、簡単に対策が可能です。IPアドレスに制限をかけられたり、スパムのbotでは対応できないチェックボックスを設置できたりします。

メールアドレスを公開することで、スパムメールや迷惑メールに悩まされている場合は、メールフォームの活用を検討してみるのもよいでしょう。

メールフォームを設置する際の注意点

メールフォームは便利な反面、注意するべき点もいくつかあります。

そのうちのひとつがセキュリティ面です。メールアドレスや氏名、電話番号などフォームで送信されるデータには個人情報が含まれている場合があるため、パスワードの管理を徹底し、情報がもれないように管理する必要があります。

設置コストについても検討すべきポイントです。制作や設置を外注すれば、それなりに費用がかかります。なるべく低コストで設置したい場合は、「Tayori」を始め、無料から使用でき、かつ機能性に優れたメールフォームの利用を検討してみるのもおすすめです。

また、フォームを導入する際には、「フォームの入力項目に必須回答の機能はあるのか」「ファイル添付できるのか」など、希望している機能面を満たしているのかも確認が必要です。

導入する際は、メリットに合わせてデメリットもきちんと把握しておくことで、運用開始後のトラブルを軽減できるでしょう。

メールフォーム簡単な作り方

メールフォームの作り方は、大きく分けて3種類あります。以下に、メールフォームを簡単に作成する方法を3つ紹介します。

HTMLを利用して自作

HTMLを利用してメールフォームを自作する方法は、理想通りのメールフォームが作れる反面、プログラミングの知識がないと難しい上、社内のリソースも必要です。そのため、HTMLの基本的な知識を持っている方や、セキュリティに自信がある方におすすめです。

CMSでプラグインを利用

多くのCMSには、メールフォームを簡単に追加できるプラグインが用意されています。メールフォームを設置するサイトがWordPressの場合、プラグインを導入して利用できます。HTMLの知識がなくても簡単にメールフォームを設置できるため、初心者にもおすすめです。

フォーム作成ツールを使う

3種類のなかでもっとも簡単な作り方で、運用や管理に手間がかかりにくいのが特徴です。ランニングコストも低く抑えられるので、社内リソースが限られている場合や誰でも直感的に操作できるメールフォームを探している場合におすすめです。

メールフォームツールを選ぶ際の7つのポイント

メールフォームツールを利用する男性

メールフォームを作成したい場合の最初のステップは、ツールの導入です。さまざまなツールがあるため、何を選べばよいか迷うこともあるはず。機能面やセキュリティ面など、7つのポイントを解説するので、導入の際の基準として参考にしてみてください。

ポイント1．セキュリティ対策されているか

メールフォームツールを導入する際の1つ目のポイントは、セキュリティ対策がされているかどうかです。

問い合わせにしろ、イベントへの参加にしろ、メールフォームではほとんどの場合、氏名やメールアドレスなどの個人情報を扱います。

メールフォームを通じて収集される情報は、顧客の個人情報や重要なビジネス情報を含むことが多いため、セキュリティ対策は必須です。ツールがしっかりとしたセキュリティ対策を施しているか確認し、情報漏洩のリスクを最小限に抑えましょう。

ポイント2．顧客情報を管理できるか

メールフォームツールを導入する際の2つ目のポイントは、顧客情報を管理できるかどうかです。

メールフォームから送られてきた顧客情報は、ツール内の画面で一括管理できると非常に便利です。特に、過去の問い合わせ内容もストックできていることで、対応の質が上がります。

また、顧客データを蓄積・分析することを検討し、CSVファイルのエクスポートができる機能もあるかどうかも重要なポイントになるでしょう。自社が情報を管理しているツールが有る場合は、必要なファイル形式で顧客情報をエクスポートできるのか確認しておいてください。

ポイント3．デザインやUIは整っているか

メールフォームツールを導入する際の3つ目のポイントは、デザインやUIが整っているかどうかです。

ユーザーにメールフォームを利用してもらうためには、快適なUIやデザイン性も意識する必要があります。直感的な操作が難しいツールの場合、ユーザーは入力をやめ、フォームから離脱する可能性が上がってしまうからです。

デザインに関しても同様で、入力必須項目やエラー箇所がわかりやすいよう表示できるものだと便利。項目の数もデザイン性に含まれるため、ユーザー目線に立ち、入力が辛くならない程度の数になっているかチェックするのを忘れないでください。

ポイント4．ファイルの添付が可能か

メールフォームツールを導入する際の4つ目のポイントは、ファイルの添付が可能かどうかです。

例えば、メールフォームを採用窓口として利用する場合、職歴書や履歴書のファイル添付を必須にすることは多いでしょう。機能が備わっていないと、手入力してもらわなければならないため、応募者の手間が増えてしまいます。

ファイル添付の可否により、フォームを使用する用途は限られてしまいます。幅広い業務での利用を検討している場合は、機能の有無はあらかじめ確認してみてください。

ポイント5．連携できるツール

メールフォームツールを導入する際の5つ目のポイントは、連携できるツールがあるかどうかです。

例えば、ツールを問い合わせフォームとして利用する場合、情報が送られてきたことを告げる通知をSlackやMailchimpなどと連携できると非常に便利。確認漏れや対応の遅延など、トラブルに繋がりそうな問題の発生を軽減できます。

ポイント6．利用料金

メールフォームツールを導入する際の6つ目のポイントは、利用料金です。

ツールのなかには、無料で使えるタイプと有料で利用できるタイプがあります。無料だと使えるものはランニングコストはかかりませんが、機能数は制限されることが多く、デザインの自由度なども低い傾向にあります。

有料で利用できるタイプは、コストがかかるものの、多機能でカスタマイズ性も高いのがメリットです。有料ツールでも、フリープランを用意していたり、無料で使える期間があったりするので、それらを活用し、本格導入の前に試験的に利用してみるのがおすすめです。

ポイント7．その他の機能

メールフォームツールを導入する際の7つ目のポイントは、その他の機能の有無です。

基本的な機能に加え、その他の便利な機能も搭載しているか確認しましょう。例えば、フォーム作成の際に活用できるテンプレート。用途別に用意されていれば、いちから作る必要がなく作業を効率化できます。

無料から使えるメールフォームなら「Tayori」

低コストで機能性の充実したメールフォームツールを探しているなら、株式会社PR TIMESが運営するカスタマーサポートツール「Tayori」がおすすめです。

Tayoriのお問い合わせフォームを作成している様子

Tayoriなら、プログラミングの知識がなくても、直感的に操作が可能。もちろんUIに優れたメールフォームを簡単に作成できます。

ロゴの設定や、コーポレートカラーへの変更など、デザインの自由度も高いのが特徴です。

Tayoriの問い合わせ用テンプレート

また、様々な用途にあわせたテンプレートも充実しているので、導入してすぐにフォームを開設できます。初めてフォームを作成する人でも、必要な項目の抜け漏れも少なくなるでしょう。