お問い合わせフォームの作り方を解説！【テンプレートあり】10のポイント・基本項目も紹介
サイト上の問い合わせフォームは、電話と比べて問い合わせへのハードルが低く、かつ24時間受け付けられるため、ほとんどのケースで設置することになるでしょう。では、問い合わせフォームはどのように作ったらいいのでしょうか。
本記事では、問い合わせフォームの作り方の3つの方法をはじめ、気を付けたい10のポイントを解説。基本項目についても紹介しています。
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【目次】
- 問い合わせフォームを設置するメリットとは？
- 問い合わせフォームの作り方：3つの方法
- 問い合わせフォームに必要な要素
- 問い合わせフォームの基本項目
- 問い合わせフォームを作る10のポイントや注意点
- 問い合わせフォームのテンプレート・文言のサンプル
- お問い合わせフォームの作成ならTayori
問い合わせフォームを設置するメリットとは？
そもそも「問い合わせフォームは設定するべきなの？」と疑問の方もいらっしゃるでしょう。まずは、問い合わせフォームを設置する3つのメリットをご紹介します。
メリット1．問い合わせをするハードルを下げる
問い合わせフォームを設置する1つ目のメリットは、問い合わせのハードルを下げられることです。多くの企業では、問い合わせの方法として、電話と問い合わせフォームの2つを用意していることがほとんどです。電話は知りたい内容をすぐに知れるのがメリットであるものの、問い合わせ可能な時間帯には制限があります。
一方、問い合わせフォームは24時間、問い合わせを受け付けることができます。電話での問い合わせを行う際に営業をかけられることもないため、必然的に問い合わせへのハードルが下がります。
メリット2．必要な情報を受け取れる
問い合わせフォームを設置する2つ目のメリットは、必要な情報を受け取れることです。問い合わせフォームでは、内容を記入する項目に加え、問い合わせをする側の情報を入力する項目を設定することができます。
氏名・社名・メールアドレスなど、確実に収集したい情報を必須項目とすることで、必要な情報を確実に受け取ることができるのです。
メリット3．顧客情報を管理・分析できる
問い合わせフォームを設置する3つ目のメリットは、顧客情報の分析・管理です。問い合わせにの内容を分析することで、自社サービスの改善に繋がる内容が見つかることもあります。
問い合わせフォームのなかには、顧客情報を管理できる機能を備えたものもあります。1件ずつExcelなどにまとめるよりも簡単に情報をリスト化できるのが特徴です。
収集した顧客情報は、問い合わせ内容ごとに仕分けることで分析が可能になります。良質な質問・よくある質問・バグの問い合わせ・そのほかなどに分類し、それぞれどんな傾向があるのかを社内で分析し、サービスや製品の改善に繋げましょう。
問い合わせフォームの作り方：3つの方法
問い合わせフォームは、比較的簡単に作成できます。カスタマイズ性を重視するならコーディング、すぐに設置したい場合は問い合わせフォーム作成サービスを利用するのがおすすめ。WordPressで作られたWebサイトを運営しているのであれば、プラグインの導入を検討するのも一案です。
1．HTMLやCSS、PHPなどのコーディングで作成する
プログラミングに関する知識を有している場合、HTML・CSS・PHPなどを用いて問い合わせフォームを作ることができます。一般的な問い合わせフォームのデザインはシンプルなため、構築自体は比較的簡単にできるのが特徴です。
メリットは、カスタマイズの自由度が高いこと。CSSの知識があれば、文字の大きさや色、設置する位置などを適宜変更できます。デメリットとしては、そもそもプログラミングの知識がなければ作れない点と、実装までに時間がかかってしまう点です。メンテナンスや更新なども自社で行う必要があるため、コストがかかります。
「コーディングできる人がいない」「簡単にカスタマイズしたい」という方は、次に作成する問い合わせフォーム作成サービスを利用することがおすすめです。
2．問い合わせフォーム作成サービスから作成する
プログラミング言語の知識を有していない場合、問い合わせフォーム作成サービスを使うのがおすすめです。搭載している機能の種類、機能数、月額費用などが異なる、さまざまな問い合わせフォーム作成サービスが存在します。
無料で導入できるサービスも少なくないため、費用を抑えることも可能です。ただし、無料プランの場合は使える機能に制限があることもあります。自社に必要な機能が揃っているのか確認して使うようにしてください。
問い合わせフォーム作成サービスを利用するメリットは、高クオリティの問い合わせフォームが数分で作成できることです。例えば、Tayoriでは、豊富なテンプレートを用いて、目的に応じて適した内容の問い合わせフォームを作れます。
お問い合わせフォームの作成には「Tayori」
無料で簡単にお問い合わせフォームを作成したい方にはカスタマーサポートツール「Tayori」がおすすめです。まずは無料プランからお試しください。
関連記事：【2024最新】お問い合わせフォーム作成ツールを5選を紹介！無料ツールの選び方も解説！
3．（WordPressの場合）プラグインから作成する
WordPressサイトを利用しているのであれば、プラグインから問い合わせフォームを作成することが可能です。簡単に設置・作成できるうえに、プログラミングに関する知識が不要なのがメリットです。
問い合わせフォームを作成できるプラグインは、複数存在します。プラグインによって使える機能が違うので、設置する目的に合うプラグインを選びましょう。
関連記事：WordPressサイトに問い合わせフォームを設置する方法を徹底解説【おすすめプラグインも紹介】
問い合わせフォームに必要な要素
問い合わせフォームを作成する際は、必要な要素が揃っているかをきちんと確認しておくことが大切です。一般的な問い合わせフォームには以下の機能があります。
- 入力フォーム
- 確認画面
- 完了画面
- レスポンシブ対応
- スパム対策
- セキュリティ機能
入力フォーム、確認画面、完了画面は、問い合わせフォームから問い合わせをする際に必要な、基本的な機能です。
さまざまなデバイスからの問い合わせを想定し、レスポンシブ対応も行っておくと便利です。問い合わせフォームから離脱されることを防げます。
スパム対策やセキュリティ機能は、問い合わせフォームを利用した顧客情報を保護するために必須の要素です。スパム対策を行っておけば、迷惑メールに貼られたURLをうっかりクリックしてしまう事態を防げます。セキュリティ対策には、データの暗号化などがあげられます。
これらの要素に加え、顧客情報を管理する場合は、管理画面もあると便利です。問い合わせの内容も同時に管理できるようにしておくと、分析などをする際に重宝します。
問い合わせフォームの基本項目
問い合わせフォームに設置する項目は、記入必須の基本項目と、記入自由な任意項目の2つに分けて検討しましょう。基本項目として設置したいのは、下記の項目です。
- 問い合わせの種類
- 名前（社名）
- メールアドレス
- 本文
そして以下が、任意項目の例です。
- フリガナ
- 電話番号
- タイトル
- 住所
住所は記入に時間がかかるため、必須ではなく任意の項目にしておくのがおすすめです。
問い合わせフォームを作る10のポイントや注意点
問い合わせフォームをうまく活用するには、入力のしやすさや、運営側での管理のしやすさを考えるのも重要です。次に、問い合わせフォームを作る際に気を付けたい10のポイントを解説します。
ポイント1．回答項目は最小限に設定する
1つ目のポイントは、回答項目は最小限に設定することです。
問い合わせフォームから離脱されてしまう理由のひとつに、記入項目の多さがあげられます。項目が多いとそれだけ時間がかかりますし、記入ミスにも繋がってしまいます。問い合わせのハードルをさげるためにも、適切な項目数になっているかは議論する必要があるでしょう。
ポイント2．必須項目・任意項目を設定する
2つ目のポイントは、必須項目・任意項目を設定することです。
項目数が多いうえに、すべてが必須項目として設定されている場合、問い合わせへのハードルは高くなります。記入の途中で離脱されてしまうこともあります。何を必須項目にすべきなのかは、他社の問い合わせフォームをリサーチしながら決めていきましょう。
例えば、氏名やメールアドレス、電話番号、問い合わせの種類、本文は必須項目として問題ありません。
ポイント3．PC・スマホに対応させる
3つ目のポイントは、PC・スマホに対応させることです。
問い合わせフォームを利用するデバイスとして考えられるのが、PC・スマホです。設置する目的や、設置する場所によっては、どちらかのデバイスに偏る可能性もありますが、基本的には、PC・スマホどちらにも対応しておくとベター。入力時の負担を軽減するために、さまざまなデバイスで快適に利用できるよう対策しましょう。
ポイント4．例文を入れて回答の内容をイメージできるようにする
4つ目のポイントは、例文を入れて回答の内容をイメージできるようにすることです。
項目を設定したら、各項目に記入例を入れておきましょう。記入内容に迷う時間を減らすことができます。例えば、迷いやすいのは電話番号や住所などです。電話番号はハイフンを入れるのか、数字は全角なのか半角なのか。例が示されていることで、安心して記入してもらえます。
ポイント5．オートフィル機能やエラー表示を使い入力ミスをなくす
5つ目のポイントは、オートフィル機能やエラー表示を使い、入力ミスをなくすことです。
入力内容が長い住所やメールアドレスなどは、入力ミスが起こりがちな項目です。入力後の確認画面で気付かない可能性を考慮して、自動入力を行うオートフィル機能や、エラー表示を行う機能も搭載しておきましょう。特にエラー表示は、リアルタイムで赤く表示してくれるタイプがおすすめです。
ポイント6．全角・半角に対応できるようにする
6つ目のポイントは、全角・半角に対応できるようにすることです。
問い合わせフォームでは、項目によって、全角での入力が求められる箇所と、半角での入力が求められる箇所があります。入力者にとって入力の切り替えは手間となるため、全角・半角どちらにも対応できるようにするのがおすすめです。
ポイント7．入力者が入力項目を確認できるページを作成する
7つ目のポイントは、入力者が入力項目を確認できるページを作成することです。
オートフィル機能やエラー表示機能などである程度の入力ミスは防げるものの、問い合わせ本文の内容は、送信前に確認するページを作って確認してもらうほかありません。入力ミスの軽減に繋がるほか、スパム対策としてもおすすめです。
ポイント8．自動返信を行う
8つ目のポイントは、自動返信を行うことです。
送信完了後の自動返信の設置は、2つのメリットがあります。1つは、入力者が送信した内容を見返せること。もう1つは、同じ問い合わせを複数送信してしまうトラブルを低減できることです。
自動返信がない場合、入力者にはきちんと問い合わせが送信できているかどうかがわかりません。そのため、同じ内容を複数回送ってしまう可能性も考えられます。そうした手間を防ぐためにも、自動返信機能の設置は必要です。
ポイント9．お問い合わせ管理機能と連携させる
9つ目のポイントは、お問い合わせ管理機能と連携させることです。
受信箱でお問い合わせを管理することで、問い合わせごとに担当を割り振ったり、問い合わせへの対応について進捗確認を行うことができます。
Tayoriのように、問い合わせフォームサービスのなかには、問い合わせごとに対応の状態をステータスで表示できる機能を備えたものもあります。確認漏れや対応もれなども少なくできるため、ぜひ導入を検討してみてください。
お問い合わせフォームの作成には「Tayori」
ポイント10．スパム対策・セキュリティ機能があると安心
10個目のポイントは、スパム対策やセキュリティ機能を搭載することです。
問い合わせフォームを作成すると、botによるスパムメールなどが届くことがあります。重要な問い合わせが埋もれてしまうことに繋がりかねないため、スパム対策はきちんと行いましょう。例えば、Googleが提供している「reCAPTCHA」などがあります。
セキュリティ機能は、顧客情報の保護や、データベースへの不正アクセスを防ぐためにも必要です。一般的な対策として、通信データの暗号化や保管データの暗号化、アクセス制限などがあります。さまざまなセキュリティリスクを軽減するため、セキュリティ対策はしっかりと行いましょう。
参考：お問い合わせフォームを即改善する10の施策とポイントを解説
問い合わせフォームのテンプレート・文言のサンプル
問い合わせフォームを作る際には、記入を促す文言や、記入した情報をどのような目的で使用するのか、返信にかかる営業日数なども入れておきましょう。
入力画面の文言サンプル
以下のフォームより、お気軽にお問い合わせください。
お問い合わせいただいた内容は確認後、3営業日以内に担当者よりご連絡させていただきます。（土・日・祝日は、メールによる回答は対応しておりません）
※記入いただいた個人情報は、ご本人の同意なく第三者に提供することはございません。
※詳細は「個人情報の保護に関する事項」をご確認ください。
送信完了画面の文言サンプル
ありがとうございます。お問い合わせの受付が完了いたしました。
ご入力いただいたメールアドレス宛に、お問い合わせ内容の確認メールをお送りいたしましのでご確認ください。
確認メールが届かない場合は、メールアドレスが誤っているか、迷惑メールフォルダなどに振り分けられている可能性がございますので、ご確認をお願いいたします。
お問い合わせいただいた内容は確認後、3営業日以内に担当者よりご連絡させていただきます。いましばらくお待ちください。
なお、上記期間内に返信がない場合は、送信トラブルの可能性がございます。お手数ですが再度お問い合わせいただけますと幸いです。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
お問い合わせフォームの作成ならTayori
お問い合わせフォームは、ユーザーにとって使いやすく、かつ安全なフォームを作るために、気を付けるべきポイントが複数あります。できるだけ簡単に、素早く作りたい方には、「Tayori」がおすすめです。株式会社PR TIMESが運営するカスタマーサポートツール「Tayori」を利用すると、ノーコードで誰でも直感的にお問い合わせフォームが作成できます。
顧客からのお問い合わせ内容は、メンバーと共有しながら管理することができるので、問い合わせの対応漏れも削減でき、顧客対応の「見える化」が実現できます。
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