Googleフォームの共有方法は？収集した回答やフォームの編集権限設定を徹底解説
Googleフォームは、市場調査やイベント申し込み、社内での意見収集など幅広い用途に利用されているツールです。アンケート作成から回答結果の収集、データ分析までを1つのツール内で完結できます。Googleフォームでは、作成したフォームや回答結果を複数の手段で共有できます。本記事では、作成したアンケートや回答結果の共有方法、編集権限の設定方法について解説。アンケート調査や集めたデータを有効活用するための参考にしてください。
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【目次】
Googleフォームの基本知識
Googleフォームでは、Googleアカウントさえあれば誰でもフォームやアンケートを作成できます。ノーコードで作業でき、テンプレートも豊富なので、プログラミングやデザインに詳しくなくても手軽にフォームの作成が可能です。回答結果は自動で集計され、表やグラフで表示されます。共有機能を使えば、チーム内での共同作業も行えます。
Googleフォームの活用シーンとしては顧客満足度調査やイベント申込み、知識の確認テストなどがあります。無料で利用できるため、コストをかけることなく情報収集を行えるのが魅力です。
Googleフォームの概要と主な機能
Googleフォームでは、プログラミングの知識がなくてもノーコードでフォームを無料で作成できます。「業務依頼書」「注文書」などさまざまなシーンに合わせたテンプレートが用意されており、デザインのカスタマイズも可能です。回答結果は自動集計され、Googleフォーム上で確認できます。Googleスプレッドシートとの共有も可能です。作成中のフォームは共有機能を使って、リアルタイムで共同編集できます。
主な機能には、下記の項目が挙げられます。
・質問の種類
「記述式」「チェックボックス」「プルダウン」「日付選択」などの質問を作成できます。
・必須項目の設定
必須回答の項目を設定できます。
・画像や動画の挿入
質問内に画像や動画を挿入できます。
・ロジックジャンプ
回答内容に応じて表示される質問を分岐させられます。
・回答制限
選択できる回答の数を制限できます。
Googleフォームが役立つシチュエーション5選
Googleフォームは、ビジネスシーンで幅広く活用されているツールです。具体的には、「社員から意見を集めて業務改善に繋げる」「顧客満足度を調査してサービスの向上に努める」「イベントの参加者を募集する」などが挙げられます。ここでは、Googleフォームが役立つシチュエーションを5つ紹介します。
アンケート調査
顧客満足度調査や商品アンケート、イベントアンケートなど、多種多様なアンケートを作成できます。Googleフォームはさまざまな質問形式に対応しているため、収集したい情報に合わせた質問設計が可能です。回答結果はGoogleフォーム上で表示できますが、Googleスプレッドシートとの連携により詳しく分析することもできます。
イベント・セミナーの申込
「名前」「メールアドレス」「参加人数」など、イベント開催に必要な情報を入力するフォームが作れます。「スクリプトエディタ」を利用すれば、定員の上限に達したら自動で受付を停止することも可能です。ただし、スクリプトエディタを利用する場合はプログラミングの知識が必要なので、事前にチーム内に対応できる人がいるかを確認しておきましょう。
テストの作成
テストの作成も可能です。例えばチームメンバー向けに業務知識の確認を行うなら、Googleフォームで作成したテストに解答を入力・送信してもらいます。結果はGoogleフォーム上で確認・分析ができます。
業務報告・進捗管理
業務報告や進捗状況を共有するためのフォームも作成できます。フォームを通じてメンバーの作業状況やプロジェクトの進捗状況を一元管理できるので、マネジメントしやすくなります。グラフやチャートで進捗状況を可視化することも可能です。日報のようにある程度報告内容が決まっているなら、フォームで定型の質問・回答を用意しておくことで効率的に業務報告を済ませられます。
アイデア募集
新商品やサービスのアイデアを社員や顧客から募集するためのアンケートが作れます。作成したアンケートはメールやWeb、SNSで共有できるため、広め方次第では多くの意見を収集できるでしょう。「メールアドレスを収集しない」と設定すれば匿名での回答が可能となり、忖度のない率直な意見のヒアリングに繋がります。
Googleフォームの共有方法
Googleフォームで作成したアンケートやフォームは、メールやリンク先の共有、埋め込みなどの機能で回答者に共有します。特にリンク先の共有は配信ツールにURLを貼り付けるだけで済むので、作成したフォームがより多くの人の目に留まる可能性が高いです。リンク先を共有したフォームの拡散事例を紹介します。
・メールマガジンやニュースレターへの掲載
サービスを利用している顧客に向けて、メールマガジンやニュースレターにフォームのリンクを掲載する方法です。ターゲット層に直接アプローチできるため、回答率の向上に繋がります。
・Webサイトやブログへの掲載
公式Webサイトやブログ内にフォームのリンクを記載する手段です。問い合わせページやFAQに問い合わせフォームのリンクを記載しておけば、利用者が迷うことも少ないでしょう。特定の記事に関する意見を収集するなら、記事内にアンケートのリンクを記載して回答を促すのも手です。
・SNSへの投稿
SNSにフォームのリンクを記載して投稿すれば、拡散により短時間で多くの回答を集めることが可能です。関連性のあるハッシュタグを付ければ、より多くの人へリーチできるでしょう。
リンクを活用した共有の3つの方法
Googleフォームをリンク共有する方法は、大きく分けて3つです。
URL共有
メールやSNS、WebサイトでフォームのURLを共有する方法です。簡潔なURLに短縮することも可能。コピー&ペーストで手軽に共有でき、配信プラットフォームも選ばないため、不特定多数に拡散したい場合におすすめです。
QRコードの作成
QRコードは、スマホやタブレットで読み取る二次元バーコードのことです。Googleフォームで作成したフォームは、Google Chromeの保存機能か既存の生成ツールでQRコードを作成できます。WebやSNSにQRコードを表示してスマホで読み込んでもらうことで、フォームに回答できるようになります。
HTML を埋め込む
フォームのHTMLコードをWebサイトに直接埋め込む方法です。Webサイトのデザインに合わせてフォームを表示できます。ただし、埋め込むには技術的な知識が必要になるため、事前にHTMLについて学んでおくと良いでしょう。
URLを直接共有
GoogleフォームのURLを直接共有する手順について説明します。
- 共有したいGoogleフォームを開きます。
- 画面右上の「紙飛行機」アイコンをクリック。
- 「リンク」アイコンを選択し、表示されたURLをコピーします。
URLを直接共有する際のポイントは、URLとともに誘導文を記載する点です。URLを貼り付けるだけでは、見る人は「何のリンクか」が分かりません。何を目的としたフォームなのか、必ず誘導文を記載しましょう。また、SNSに投稿する場合はURLが長いと文字数制限を超えてしまうこともあります。「URLを短縮」ボタンをクリックすれば短縮したURLを発行できるので、プラットフォームに合わせて使い分けましょう。
QRコードを生成する方法
Googleフォームで作成したフォームは、Google Chromeの機能を使えば簡単にQRコードを生成できます。手順は下記のとおりです。
- 共有したいフォームを開き、URLをコピーします。
- 新規タブにコピーしたURLを貼り付けてフォームを開きます。
- URLバーの右端にある「︙」をクリック。
- メニューから「キャスト、保存、共有」を選択し、開いたところで「QRコードの作成」をクリック。
- QRコードが表示されるので、ダウンロードもしくはURLをコピーしてプラットフォームに貼り付けましょう。
生成したQRコードは、さまざまな場面で活用できます。イベント告知のチラシに参加申込みフォームのQRコードを掲載しておけば、参加希望者はネットで申し込みページを検索する必要がありません。セミナーであれば、事前にアンケートフォームのQRコードを印刷した用紙を配布することで、スマホやタブレットから回答できるようになります。
もし、Google Chromeを使用していないのであれば、QRコードを生成するサービスを利用しましょう。無料で生成できるツールもあるので、調べてみてください。
埋め込みコードでの共有方法
Googleフォームの埋め込みコードでの共有手順を解説します。
- 共有したいGoogleフォームを開きます。
- 画面右上の「紙飛行機」アイコンをクリック。
- 「<>」アイコンを選択して表示されたHTMLコードをコピーします。
- フォームを埋め込むWebページでHTML編集モードを開き、コピーしたHTMLコードを所定の場所に貼り付けます。
Webサイトのレイアウトに合わせてフォームの幅や高さを調整する時は、HTMLコードの下に幅と高さを設定するところがあるので、数字を入れて調整します。調整した数値に合わせてコードも更新されるので、再度コピー&ペーストしてください。埋め込んだフォームが正しく表示されているか確認しながら作業しましょう。
共同編集者の追加手順
Googleフォームで共同編集者を追加すると、複数人でフォームの作成や編集を行えます。手順を解説します。
- 共同編集者を追加したいフォームを開きます。
- フォームを開いたら、画面右上の「︙」アイコンをクリックし、「共同編集者を追加」を選択。
- 編集者を招待する画面が表示されるので、共同編集者として招待したい相手のメールアドレスを入力。複数招待する場合は、改行して入力します。
- 必要に応じて編集権限を変更します。
- 追加と編集権限の設定を終えたら、「送信」ボタンをクリック。招待された相手にメールで通知が送られます。
- 招待を受けた相手はメールに記載のリンクからフォームにアクセスできるようになります。
共有時の権限設定について4つのオプション
Googleフォームで共同編集者を追加する際には、権限設定を行いましょう。具体的な設定内容は下記のとおりです。
・制限付き
「共同編集者の追加」により招待されたユーザーだけがフォームを閲覧・編集できます。特定のメンバーのみでフォームを作成・編集する際に有効です。
・リンクを知っている全員
フォームへの共有リンクを知っている全員が閲覧・編集できます。「制限付き」よりも公開範囲を広げてフォームを作成・編集する際に便利です。
・共同編集者による権限変更
共同編集者の追加画面右上の「歯車」アイコンを開いて「編集者は権限を変更して共有できます」にチェックを入れると、共同編集者は新たな共同編集者の追加や権限変更、共有範囲の変更ができるようになります。状況に応じて、編集中のフォームの共有範囲や共同編集者を自由に調整できます。
・共同編集者への保存方法の設定
共同編集者の追加画面で「閲覧者と閲覧者（コメント可）に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する」にチェックを入れると、共同編集者はフォームの情報を「ダウンロード」「印刷」「コピー」できるようになります。万が一の時のバックアップや、ナレッジとして保存しておくことが可能です。
Googleフォームの回答結果を共有する方法
Googleフォームで集めた回答結果を共有する方法は2つあります。1つは、Googleフォームの共同編集者機能を使った方法。2つめは、スプレッドシートの連携機能を利用した方法です。
共同編集者機能を利用した結果の共有
Googleフォームの共同編集者機能により作成者以外のユーザーがフォームにアクセスできるようになります。共同編集者機能を利用して、Googleフォームの回答を共有する手順を解説します。
- 回答を共有したいフォームを開きます。
- フォームを開いたら、画面右上の「︙」アイコンをクリックし、「共同編集者を追加」を選択。
- 編集者を招待する画面が表示されるので、共同編集者として招待したい相手のメールアドレスを入力。複数招待する場合は、改行して入力します。
- 必要に応じて編集権限を変更します。
- 追加と編集権限の設定を終えたら、「送信」ボタンをクリック。招待された相手にメールで通知が送られます。
- 招待を受けた相手はメールに記載のリンクからフォームにアクセスできるようになります。
- フォームの「回答」をクリックすると、回答結果を確認できます。
スプレッドシートを用いた回答結果の共有
Googleスプレッドシートを共同編集できるようにすることで、チーム内でデータ分析を進められるようになります。Googleフォームのスプレッドシートを利用して回答結果を共有する手順を説明します。
- フォームの「回答」を開き、「スプレッドシートにリンク」をクリック。回答結果を表示するスプレッドシートを選択して開きます。
- スプレッドシートの右上にある「人型」アイコンをクリックして、共有したい相手のメールアドレスを入力。「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」などのアクセス権限を設定します。
- 共有可能なリンクを取得して共有相手に送ります。
回答結果共有時の注意点
Googleフォームで集めた回答結果を共有する際、データの漏洩や個人情報の取扱いなどいくつか注意事項があります。ここでは、回答結果を共有する際の注意点と対策について解説します。
個人情報の取扱い
フォームの回答に「氏名」「住所」「電話番号」などの個人情報が含まれる場合、不正アクセスや悪用されるリスクがあります。収集する個人情報は回答内容に必要な範囲に限定し、可能な限り匿名化しましょう。アクセス権限を最小限にするのも手です。また、個人情報の取扱いについて事前に回答者へ通知し、同意を得ておきましょう。
データのセキュリティ管理
共有設定を誤ると不特定多数の人にデータを見られてしまい、最悪の場合、ハッキングやウイルス感染を招きます。共有する範囲を「制限付き」にして、回答結果を見られるユーザーを必要最低限にすると良いでしょう。Googleアカウントに二段階認証を設定しておくのもポイントです。
まとめ
本記事では、Googleフォームの共有方法や編集権限の設定方法について解説しました。Googleフォームの共有方法はメールやURLの直接共有、QRコードの生成、HTMLコードの埋め込みなどがあります。共同編集者の追加やスプレッドシートの連携により、フォームの内容や回答結果をチーム内で共有することも可能です。Tayoriで作成したフォームもGoogleフォームと同様の手段で共有することが可能です。チーム内で共同編集をしながらフォーム作成を進めたい方は、ぜひ利用を検討してみてください。
