自社製品・サービスを社員が日常的に利用することにより、品質をチェックし改善に役立てること、リリース前の製品・サービスをテスト利用することを「ドッグフーディング」といいます。ユーザー目線に立つために、まずは「自分たちで積極的に使ってみる」ことはサービス改善において大切なことです。
Tayoriを運営する株式会社PR TIMESでは、お客様サポートの部門だけではなく、社内のさまざまなプロジェクトにもTayoriを利用しています。
そこで、実際にTayoriを使っている社内ユーザーから率直な意見を聞き、機能改善に生かすべくインタビューを行いました。
＼これまでのドッグフーディング記事はこちら／
Tayori活用事例インタビュー ～ドッグフーディングvol.1 総務での活用方法～
Tayori活用事例インタビュー ～ドッグフーディングvol.2 カスタマーサポートでの活用方法～
Tayori活用事例インタビュー ～ドッグフーディングvol.3 企画・クライアントワークでの活用方法～
第4回目は、PR TIMESで半期に一度開催される「社員総会」のプロジェクトメンバーが登場。顧客サポート向けにご利用いただくことが多い「FAQ機能」を、イベント当日の案内をまとめたデジタルパンフレットとして、また「フォーム機能」を事前の出欠確認や複雑な表彰制度の運用として活用した、ユニークなドッグフーディング事例です。
運営側ならではの情報の集約術や効率的なフォーム運用について、岡田奈千さん（メディアリレーションズグループ所属）と、桐澤康平さん（第二開発部所属）にお話を伺いました。
「ここを見れば全部載っている」という安心感を作りたい
ーー まずは、社員総会でお二人が担当した役割を教えてください。
岡田： 私はメディアリレーションズグループに所属していて、普段はメディアやSNSで活動するインフルエンサーの方々とのコミュニケーションを担当しています。今回のプロジェクトでは、主に「デジタルパンフレット」の作成・運用や参加エントリーを担当しました。
PR TIMESに新卒で入社しているので、Tayoriは研修のときにたくさん使っていたほか、以前PR TIMES事業ユニットのカスタマーリレーションズ部（現第一営業部サポートチーム）に所属していたので、お客様向けのFAQもよく更新していました。
桐澤： 僕は第二開発部のエンジニアで、総会プロジェクトでは主に「表彰（推薦・進言）」周りのフォーム設計や、集計などの業務を担当しました。
岡田さんとは同期入社ですが、開発職なのでTayori事業部での研修は行っていません。でも、開発部のイベントなどではTayoriをよく活用しています。
ーー PR TIMESでは以前からTayoriをパンフレットとして活用していましたが、今回は特に「見やすさ」が際立っていました。作成にあたって意識したことはありますか？
PR TIMES 2025年度上期社員総会 デジタルパンフレット
岡田： 初参加の人もそうでない人も、「これを見れば不安がなくなる」状態を目指しました。 まずは過去のパンフレットをすべて見直し、会場までの写真付きのルート案内や事務局紹介など、良かった項目をすべて網羅することから始めました。これまでのメンバーが積み上げてくれたナレッジを、漏れなく引き継ぐことを意識しました。
ーー 今回、新たに追加したコンテンツはありますか？
岡田： 懇親会の食事メニューや、会場で一時的に勤務するサポートメンバー向けの控え室の案内などを新たに追加しました。こうした細やかな情報は重要で、アレルギーへの配慮や当日の居場所などを事前に把握できれば、参加者の不安を大きく軽減できます。全従業員が余計な心配をせず、総会のコンテンツに集中できるような情報提供を心がけました。
「Slackだと流れる」問題をFAQで解決
ーー 社内ではSlackも頻繁に使われていますが、あえてFAQ機能をパンフレットとして活用したのはなぜですか？
桐澤： Slackだと投稿がどんどん流れてしまうんですよね。前回の反省点でも「情報がどこにあるかわからない」という声があったので、情報を1箇所に集約する場所としてFAQを選びました。「このリンクさえ知っておけば全部わかる」という安心感を作りたかったんです。
岡田： 実際、初参加の社員からは「Slack検索だと過去の総会の情報までヒットしちゃうけど、デジタルパンフレットなら今知りたいことだけが見つかる」と好評でした。
ーー 開発メンバーが多い今回のチームでは、「LP（特設サイト）を自作しよう」という案もあったとか。
桐澤： そうなんです。「結婚式の招待状のようにワクワクしてほしい」「どんな会になるのか待ち遠しい」と期待感をもってもらえるように、LP制作も検討しました。でも、自分たちで作れるからこそ、こだわりすぎて逆にわかりづらくなるリスクもあります。その点、Tayoriはフォーマットが決まっているので、作る側も見る側も迷わない。「やっぱりTayoriを継続しよう」と決断しました。
岡田： 準備期間が1ヶ月というタイトなスケジュールだったので、「いかに早く公開して不安を取り除けるか」が私たちにとって最優先事項でした。最終的にはスピード感を重視して、Tayoriにすることにしたんです。
「推薦・進言」から「アレルギー管理」まで。運営を支えるフォーム活用
PR TIMES 2025年度上期社員総会 5賞推薦フォーム
ーー出欠から表彰、事後アンケートまで、フォームもフル活用してくれています。特に表彰では複数のフォームを使い分けていますよね。
桐澤： 社員総会の表彰は、MVPやROY（新人賞）、MVT（Most Valuable Team）など全部で8つの賞があります。また、個人やチームを推薦・進言できる人の範囲も異なるため、フォームは3つに分けて作成しました。
ーー 管理面で役立ったポイントはありますか？
桐澤： 過去のフォームをそのまま「複製」できるのが、本当に便利でした。総会のように形式が一定決まっている定期イベントでは、すでに蓄積されている過去の知見をそのまま使えるので、運用効率が格段に上がります。
ーー 参加エントリーフォームでの集計作業はいかがでしたか？
桐澤： 回答をスプレッドシートへエクスポート（自動転記）できる機能は、まさに「神」だと思いました（笑） 社員総会はPR TIMESの全従業員が対象で、参加人数が非常に多いです。出欠はもちろんですが、特に懇親会の食事に関わるアレルギー情報のような「絶対に間違えてはいけない個人情報」は、手動で転記するとどうしてもミスやズレが起きる心配があります。
そこが正確にリスト化され、そのまま受付名簿や懇親会の準備に活用できたのは、運営側として大きな安心感につながりました。
ドッグフーディングで気づく「今のTayoriに欲しいもの」
ーー 実際に使ってみて、「作り手」として感じた課題はありましたか？
桐澤： 賞の推薦フォームなどは入力欄が多いので、「ここからは個人賞」といった見出しをつけたいんです。今は画像を作って差し込んでいますが、標準機能として「見出しパーツ」があると嬉しいですね。
岡田： 私は切実に「一時保存」が欲しいです！ 推薦の理由はしっかり考えながら書きたいので、途中で保存して一回立ち止まれると最高です。今はみんな別の場所にメモしてから貼っていると思うので、これが実現したらもう完璧です（笑）
自社サービスで大きな場を支える意義
ーー 最後に、社員総会という場を自社サービスで支える意義をどう感じていますか？
桐澤： Tayoriのコンセプトである「行動者の前後の部分をサポートする」という言葉を、運営を通じて実感できたのは良かったです。「なかったらどうなっていたんだろう」というレベルで使い倒しました。
岡田： Tayoriを使うことで、限られた準備期間の中で参加者の不安を取り除き、当社にとって重要な社員総会という場を、より良い体験にできたと思っています。自社プロダクトの操作性の良さや安心感を、自分たちが「一番のユーザー」として実感できたことは、非常に大きな意義がありました。
編集後記
「参加者の不安をなくしたい」。その一心で、これまでのプロジェクトチームが残してくれた知見を丁寧に紡ぎ合わせ、情報を整えていくお二人の姿勢に、運営チームの温かいホスピタリティを感じる取材でした。
顧客対応など社外向けに使われることの多いTayoriですが、FAQで案内をまとめ、フォームで出欠を取り、アンケートまでまるっと管理してしまう社内向けの活用術は、私たちにとっても嬉しい発見でした。社内の大きな場を支える裏方としても頼れる存在になれるよう、現場からのリアルな声（一時保存機能、私も欲しいです！）を今後のサービス改善へしっかり繋げていきます。
