採用活動を行う上で重要な「採用フォーム」。エントリーの数を増加させ、効率のよい活動を実現するには、採用フォームの機能性やデザイン性が重要です。
本記事では、ユーザーにストレスの少ない採用フォームの作り方を徹底解説。作成時の参考となるテンプレートもご紹介します。
採用応募フォーム・エントリーフォームとは？
採用応募フォーム・エントリーフォームとは、求職者が企業の採用募集にエントリーする際に使われるWeb上の書類の提出先のこと。
応募者にとっては企業の採用選考に参加するためのツールとして、企業にとっても採用候補者の情報を受けるためのツールとして重要な役割を果たします。
採用フォームを作成するメリット
採用フォームを作成するメリットは、採用スピードの向上やコストの削減、収集したデータの有効活用ができることなどが挙げられます。
一般的な求人媒体に採用情報を掲載することは、より幅広い候補者にリーチすることが可能ですが、費用も時間もかかります。コーポレイトサイトや自社の採用サイトに採用フォームを設置することで迅速な採用活動が可能に。また、コストは求人の出稿に比べて安価。最低限のコストで最大限の効果を得られる可能性があります。
また、採用に繋がらなかった応募者の情報から、企業に興味のある人材の傾向を分析できるのもメリットです。
採用フォームに必要な7つの項目
採用フォームを作成する際に意識したいのは、応募者が記入をしやすい配慮がされているか、かつ企業にとって選考に必須の情報は抜けもれなく収集できるかどうかです。記入欄の下には例を用意したり、添付可能なファイルのサイズや形式を明記したりと、気にするポイントは複数あります。
次に、採用フォームに必要な7つの項目と、設置する際の注意点を解説します。
1．名前
採用フォームに必要な1つ目の項目は「名前」です。
入力欄は漢字・ふりがなの2つを入力するのが一般的。その際、姓・名の順を揃えることを忘れないでください。
姓・名の入力順序や、ふりがなのふらがな・カタカナがわかりやすいように、入力欄の下には、例としてサンプルの文字を入れておくと入力ミスを防げます。
2．連絡先（電話 / メール）
採用フォームに必要な2つ目の項目は「連絡先」です。電話番号・メールアドレスの2つを用意するのが一般的です。
電話番号はハイフンの有無を記入例として表示させておくと親切です。メールアドレスも同様に例を用意しておきましょう。電話番号・メールアドレスをセットで設置しておけば、どちらかに記入ミスがあっても応募者に連絡することができます。
3．生年月日
採用フォームに必要な3つ目の項目は「生年月日」です。
生年月日は、年・月・日と3つの欄を用意。年は西暦と和暦どちらかに統一できるよう、記入例を表示させておくと応募者の情報をまとめる際に便利です。
4．履歴書や職務経歴書の添付
採用フォームに必要な4つ目の項目は「履歴書や職務経歴書の添付」です。
ファイルをアップロードしてもらう際に必要な情報は、ファイルサイズとその形式。添付ボタンの下に可能なファイルサイズと形式を記載しておきましょう。
使用する採用フォーム作成ツールによってはファイルの添付ができない場合もあるので、その際は職務経歴や最終学歴を記入できる欄を作成するのがおすすめです。
5．志望動機、自己PRなどの入力欄
採用フォームに必要な5つ目の項目は「志望動機、自己PRなどの入力欄」です。
文章量が多くなる可能性があるため、できるだけ大きめの自由記入欄を用意しておきましょう。記入可能な文字数を右下に表示し、入力するごとに残りのカウントする仕様だと応募者に親切です。志望動機・自己PRそれぞれ記入例を表示させておくのもポイントです。
6．希望の職種
採用フォームに必要な6つ目の項目は「希望の職種」です。
希望の職種はラジオボタン形式がおすすめ。ボタンの上に現在募集している職種を並べ、それぞれに番号を振ります。応募者は希望する職種の番号を選択するだけでよく、記入時のミスも回避できます。
7．個人情報の取り扱いへの同意
採用フォームに必要な7つ目の項目は「個人情報の取り扱いへの同意」です。
採用フォームで個人情報を取り扱う場合、企業は応募者に対して利用目的や第三者提供を含む事項を明示する必要があります。応募者は個人情報保護の方針を一読した上で、内容への同意をチェックボタンにて行います。
設置する際、個人情報の取り扱いへの同意は別ページにしておくと、応募者が内容を見逃してしまうことを防げます。なかには、すべてスクロールしてからでないとチェックボタンが押せない仕組みを採用しているフォーム作成ツールもあるのでチェックしてみてください。
採用フォームのテンプレート
採用フォームに必要な項目について解説しましたが、実際のフォームを見てみたいという人も多いでしょう。
フォーム作成サービス「Tayori」を使って作成したフォームテンプレートをぜひ参考にしてみてください。
なおこちらのテンプレートは、Tayoriを利用する際に活用していただけます。カラーやロゴのデザインの変更も自由なので、ぜひ自社にあった採用フォームを作成してみてください。
採用フォームを作成する際の3つのポイント
採用フォームに限らず、フォームはただ作成すればよいものではありません。記入途中で離脱が発生したり、収集した内容にミスがあったりしないよう、採用フォームを作成する際の3つのポイントを解説します。
ポイント1．現段階で必須ではない項目は省く
採用フォームを作成する際の1つ目のポイントは、現段階で必須ではない項目は省き、最小限の内容だけを入力してもらうようにすることです。
フォーム作成全般にいえることですが、項目の数は厳選する必要があります。入力する情報が多いと途中で離脱されてしまったり、記入ミスに繋がったりしてしまうためです。
必須項目・任意項目も注意しましょう。必須項目はわかりやすいよう「必須」の文字が表示されたり、未入力の場合にエラーメッセージが表示されたりしておくと、応募者が再度入力する手間を減らせます。
ポイント2．書き方に迷わないように記入例・サンプルを表示する
採用フォームを作成する際の2つ目のポイントは、書き方に迷わないように記入例・サンプルを表示することです。
送信後の再入力は、ページの離脱に繋がります。ふりがなはひらがななのか、カタカナなのか、電話番号にハイフンを入れるのか入れないかなど書き方に迷う点は意外にたくさんあります。基本的には、すべての項目に記入例を表示させておきましょう。
ポイント3．自動入力できるところは自動入力を行い入力ミスを防ぐ
採用フォームを作成する際の3つ目のポイントは、自動入力できるところは自動入力を行い、入力ミスを防ぐことです。
入力時にもっともミスが多いのは住所です。郵便番号を入力したら番地や部屋番号以外の情報は自動入力されるよう設定しておくのがおすすめ。なかには、姓名を入力後に自動でふりがなを生成できる機能もあるので、導入を検討してみるのもよいでしょう。
採用フォームツールの導入時に確認したい8つの機能
採用フォームを作成する際には、フォーム作成ツールの導入を検討している人も多いのではないでしょうか。利用ユーザビリティに優れ、管理や対応がしやすい採用フォームを作るには、さまざまな機能を備えているツールを選択することがポイントです。
ユーザーの負担を減らし、業務も効率化できる採用フォームツールは、どのような点に注目して選ぶとよいのでしょうか。導入時に確認したい8つの機能を解説します。
1．ファイル添付機能はあるか
採用フォームツールを使って作成する際に確認したい1つ目のポイントは、ファイル添付機能の有無です。
採用フォームの場合、履歴書や職務経歴書などの添付資料が必要なケースがほとんどでしょう。そのため、ファイル添付機能がついているものを選ぶことが重要です。
ファイルの形式や容量に制限があるツールも多いため、使い勝手は問題ないか確認しておきましょう。
2．必須項目と任意項目の設定はできるか
採用フォームツールを使って作成する際に確認したい2つ目のポイントは、必須項目と任意項目の設定機能です。
採用フォームは、応募者のストレスをできるだけ減らしながらスムーズに入力を終えられるように作成するのが基本。その際、必須項目と任意項目がひと目でわかると非常に親切です。名前・生年月日・住所・連絡先・職務履歴・志望動機・自己PRなどの項目は必須とし資格の有無などは任意にするのがよいでしょう。
必須項目の設定や、必須項目が入力されていなかった場合に記入者に知らせられる機能はあるのかも確認しておくとよいでしょう。
3．完了ページ（サンクスページ）の作成ができるか
採用フォームツールを使って作成する際に確認したい3つ目のポイントは、完了ページの作成機能です。
送信ボタンを押したあと、問題なく応募できたかを応募者が把握するためには完了ページが必要です。エントリー完了の文字を表示することで、「送信されたかな」「念のためもう一度エントリーをしておこうかな？」との不安を解消できるだけでなく、二重での送信を防げます。
4．自動返信メールの設定ができるか
採用フォームツールを使って作成する際に確認したい4つ目のポイントは、自動返信メールの設定機能です。
完了ページ同様、自動返信メールはエントリーが完了しているかを確認するために重要。自身が入力した内容を振り返れるほか、メールアドレスが正しく記入できたかを知ることもできます。応募者がエントリーできているかを確認する手間を省くためにも、設定機能が付いているツールを選びましょう。
5．企業イメージにあったデザイン・カスタマイズ性があるか
採用フォームツールを使って作成する際に確認したい5つ目のポイントは、企業イメージにあったデザイン・カスタマイズ性があるかどうかです。
ユーザーがストレスなく入力を終えられるために、項目の配置や装飾といったUIが整っているのかは最低条件です。またコーポレートカラーやブランドイメージに合わせたデザインにに変更可能か、デザインのカスタマイズ性についても確認しておくことがおすすめです。
6．フォームの内容と連絡を一元管理できるか
採用フォームツールを使って作成する際に確認したい6つ目のポイントは、フォームの内容と連絡を一元管理できる機能の有無です。
数多くの応募が届いた際に、それぞれの応募に対する対応はどうなっているのか、過去にどのような会話をしたのかなどを確認するのは大変です。そのため、送信されたフォームの内容と連絡先を紐付けて一元管理できることが重要。
応募内容ごとに、連絡内容が確認しやすくなっているのか。また対応のステータスや社内のメモを残せるツールを選ぶと便利です。
7．通知機能があるか
採用フォームツールを使って作成する際に確認したい7つ目のポイントは、通知機能の有無です。
エントリーが送信されるたびに通知が届くと、1日のうち頻繁に管理画面を開く必要がなくなります。見逃しも防げるため、迅速な対応をすることが可能。通知メールの本文にフォームの内容が記載されているものであれば、さらに確認をスムーズに行えます。
8．ほかのサービスと連携して使えるか
採用フォームツールを使って作成する際に確認したい8つ目のポイントは、ほかのサービスと連携機能の有無です。
採用フォームツールのなかには、外部システムとの連携が可能なサービスもあります。例えば、採用担当者が頻繁に利用するカレンダーと連携すれば、日程調整がスムーズ。Slackと連携できるものであれば、応募が届いたことや、応募者からアクションがあったことを簡単に知れます。
業務効率化のためにどのようなツールと連携する必要があるのか検討し、それらのツールと連携できるのかも確認するようにしてください。
採用フォームを作成するなら「Tayori」
採用フォームを作成できるツールは数多くあります。選ぶ基準が明確ではない場合、まずは本記事で紹介した内容で、自社に必要だと思う機能をピックアップすることから始めてみてください。
株式会社PR TIMESが運営するフォーム作成ツール「Tayori（タヨリ）」なら、採用フォームをテンプレートから簡単に作成できます。
問い合わせの内容とその後のやり取りなどの顧客情報の一元管理ができるほか、ステータスや社内での共有メモも残せるだけでなく、Slackなどとの外部ツールとも連携も可能。もちろん、自社のコーポレートカラーやロゴを反映したデザインにもカスタマイズできます。
業務を効率化しつつ、ユーザーにとって親切な採用フォームを作成したい方は、無料から使える「Tayori」を導入してみてはいかがでしょうか。
