【2024年最新】Googleフォームの使い方 徹底解説！活用例を基礎から応用まで詳しく紹介
問い合わせフォームやアンケートフォームなどを簡単に作れる「Googleフォーム」。便利な機能が豊富に搭載されているうえ、コストもかからないので、ビジネスや教育などさまざまな場面で活用されています。
本記事では、そんなGoogleフォームのメリット・デメリット、使い方を基礎から応用まで徹底解説。アンケート作成の手順や、より便利に使える機能などもご紹介しています。
【目次】
Googleフォームとは？特徴を解説
Googleフォームは、Googleが提供しているオンラインツールのひとつです。Googleアカウントを持っていれば、誰でも無料で利用できるため、企業や教育機関など、さまざまな場所で活用されています。まずは簡単にGoogleフォームの特徴を解説します。
スマートフォンからでも回答しやすいフォームが作成できる
1つ目の特徴は、スマートフォンからでも回答しやすいフォームが作成できることです。
Googleフォームは、端末に合わせて画面サイズが自動で調節されるレスポンシブに対応しています。パソコンはもちろんスマートフォンからも回答可能です。アンケート対象者に合わせて見え方を調節する必要がなく、短時間で簡単にフォームを作成できます。
アンケート結果が自動的にグラフで集計される
2つ目の特徴は、アンケート結果が自動的にグラフで集計されることです。
Googleフォームの管理画面では、各質問ごとの回答をグラフで確認できる機能が用意されています。ラジオボタン形式やプルダウン形式では円グラフ、チェックボックス形式や短文の記述式では棒グラフと、質問形式によってグラフが異なるのも特徴です。回答を集計し、自身でグラフを作成する手間がかかりません。
Googleフォームの主な使い方 便利な10の活用例
Googleフォームでは、複数の質問形式から回答方法を選べます。そのため、さまざまな用途で利用することが可能。主な使い方としては、以下のような用途があげられます。
- イベント・セミナーのアンケート
- 問い合わせフォーム
- 投票フォーム
- 求人応募フォーム
- お客様アンケート
- キャンペーンなどの応募フォーム
- 簡易的なテスト
- スケジュール確認・日程調整
- 注文フォーム
- 社内アンケート
ほかにも、友人と行う飲み会やパーティの出欠確認としても活用可能。仕事・教育・パーソナルと幅広く使えます。用意されたテンプレートも参考に、さまざまな使い方が検討できるでしょう。
1．イベント・セミナーのアンケート
イベントやセミナー開催前のアンケートや、参加後の事後アンケートを作成できます。参加者の感想や意見を集めて今後のイベントやセミナー開催に活かしましょう。
2．問い合わせフォーム
まずは基本の顧客からのお問い合わせを受け付けるお問い合わせフォームを作成してみましょう。
3．投票フォーム
選択式の入力機能があるので、投票フォームとしても活用できます。何かを決定する際など、意見の収集に便利です。
4．求人応募フォーム
「人手が足りない！」そんな時には、求人用のフォームもGoogleフォームで素早く準備できます。
5．お客様アンケート
お客様からの意見や満足度など、VoCの収集にもアンケートが活用できます。顧客の声を活かしてサービス改善を進めましょう。
6．キャンペーンなどの応募フォーム
はがきや電話での応募をフォームからの応募に切り替えてみましょう。
7．簡易的なテスト
機能を活用した簡単なテストやクイズなどの作成が可能です。個々の回答を採点したり、フィードバックすることもできます。
8．スケジュール確認・日程調整
面倒なスケジュール確認や日程調整もGoogleフォームで行うことができます。
9．注文フォーム
商品やデリバリーの注文フォームも作成可能です。電話やファックスでの注文のデメリットを解決してくれます。
10．社内アンケート
従業員の声を効率よく収集するための社内アンケートにも活用できます。
Googleフォームを利用するメリット
Googleフォームは、さまざまな企業で導入されているサービスです。専門知識は不要で、誰でも短時間でフォームを作成できるのが大きな特徴。次に、Googleフォームを利用する3つのメリットについて解説します。
メリット1．無料でフォーム機能を利用できる
1つ目のメリットは、無料でフォーム機能を利用できることです。
Googleフォームは、Goolgeアカウントを持っていれば誰でも無料で使うことができます。作成できるフォームの数に制限がないうえ、Googleフォームの豊富な機能も、無料で利用可能。フォームの運用コストをおさえたい場合などにおすすめです。
メリット2．テンプレートを利用して簡単にフォームを作成できる
2つ目のメリットは、テンプレートを利用して簡単にフォームを作成できることです。
Googleフォームには、複数のテンプレートが事前に用意されています。例えば、ワークシート・イベント出欠確認・お客様アンケートなどがあります。これらのテンプレートを使えば、誰でも簡単にフォームを作成することが可能です。
自社で作成したフォームを、オリジナルのテンプレートとして登録できるのもメリット。社内で同じデザインのフォームを統一して使いたい場合などに便利です。
メリット3．共同で作業できる
3つ目のメリットは、共同で作業できることです。
Googleフォームでは、複数人での編集・管理も可能。「共同編集者を追加」のリンクから各々のアカウントに権限を付与するだけなので、アカウントの切り替え不要で使えるのも特徴です。
「他のユーザーとの共有設定」で、追加したユーザーの操作可能な範囲の設定しておけば、セキュリティ面も安心です。
Googleフォームを利用するデメリット・注意点
Googleフォームの利用を検討するうえで、メリットと合わせて知っておきたいのがデメリットについてです。次は、Googleフォームのデメリットについて解説します。
デメリット1．デザインを大きく変更することはできない
1つ目のデメリットは、デザインを細かくカスタマイズできないことです。
Googleフォームのデザインは、ヘッダーと質問項目のみと非常にシンプル。テーマオプションとして変更できるのは、ヘッダーの画像、背景色、フォントスタイルの3つです。そのため、自社のイメージに合わせたデザインのフォームを使いたいケースなどには対応できません。
デメリット2．問い合わせ管理や返信などの機能とは連携していない
2つ目のデメリットは、問い合わせ管理や返信などの機能とは連携していないことです。
Googleフォームでは、顧客からの問い合わせやアンケートへの回答を受け付けることはできますが、それらに対して返答するなどの機能は備えていません。管理機能も付いていないため、問い合わせごとの確認・対応状況も把握しにくいのがデメリットです。
問い合わせ対応まで、ひとつのツールで一貫して行いたい場合は、カスタマーサポートツールTayoriなどのお問い合わせ管理機能を搭載したサービスを導入するのがおすすめです。
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Googleフォームの主な機能を紹介
Googleフォームには、シンプルなUIで直感的に使える豊富な機能が揃っています。フォームを使い、アンケートを作成する頻度が高い方は、どんな使い方ができるのかを把握しておくことで、よりGoogleフォームをうまく活用できるでしょう。次は、Googleフォームの主な機能を紹介します。
1．リンクで簡単にシェアできる
1つ目は、リンクのシェア機能です。作成したフォームは、設置されている「送信」のボタンから簡単にリンク共有することができます。通常、生成されているリンクは長いため、短縮機能を使い、短縮URLを発行するのがおすすめです。
2．共有する範囲を設定できる
2つ目は、他のユーザーと共有する範囲の設定を行える機能です。共同編集者を追加する際、オーナー以外のユーザーに対してアクセス制限をかけられます。
Googleフォームは複数人で編集・管理できますが、編集者の人数が無闇に増えれば操作ミスが発生する可能性も否めません。アンケートへの回答者の情報を保護する意味でも、共有設定は都度見直すとよいでしょう。
3．投票や記述式など質問形式を変更できる
3つ目は、投票や記述式など質問形式を選べる機能です。
Googleフォームでアンケートを作成する際、選べる質問形式の数は10通り。質問ごとに決められるため、アンケート内容とほしい回答に合わせて複数の形式を組み合わせられます。
4．写真データもアンケートに入れられる
4つ目は、写真挿入の機能です。
写真を挿入したい質問を選択し「画像を追加」のボタンから写真データを追加することができます。ひとつのアンケートにつき、挿入できるビジュアルコンテンツは最大300個までです。なお、挿入できる写真は1つの質問に対し、1点のみです。
5．見た目（色）を整えることができる
5つ目は、フォームごとに色を変えられる機能です。
Googleフォームでは大きくデザインを変えることはできませんが、テーマの色や背景色は設定できます。既存の13色に加え、「カスタム色を追加」のボタンから、カラーコードを用いての変更も可能。自社のイメージカラーに合わせたり、アンケート対象に合わせて設定したりと、自由度が高いのが特徴です。
6．メールやWebサイトへの埋め込みができる
6つ目は、メールでのリンク共有やWebサイトへの埋め込み機能です。
作成したGoogleフォームは、右上の「送信」ボタンから共有できます。メールの場合、別途メール画面を開かずにGoogleフォームからメール送信できるのが便利。埋め込みの場合、自動でHTMLを生成してくれるうえに、埋め込み時の表示サイズも指定できます。
埋め込みたい時にGoogleフォームをレスポンシブ化させるには、コード内の「width=”640”」を「width=”100%”」へ書き換えるだけ。横幅が固定されず、閲覧するデバイスごとに表示サイズを自動で変動させられます。
Googleフォームでのアンケートの作り方（制作方法）
はじめてGoogleフォームを利用する際、一通りの手順を知っておくと作成がスムーズです。Googleアカウントの作成からデータの集計まで、Googleフォームでのアンケートの作り方を解説します。
STEP1．Googleアカウントを作成する
STEP1では、まずGoogleアカウントを作成します。「Google アカウントの作成」ページより、アカウントの種類を選択します。その後、姓名・ユーザー名・パスワードの登録など、指示に沿って設定を行い、Gmailが使用できるようになればアカウント作成は完了です。
なお、Gmailを導入している場合は、すでにGoogleアカウントが作成されているはずですので、この作業は不要です。
STEP2．テーマを選びフォームを作成する
STEP2では、テーマを選んでフォームを作成します。Googleフォームにはあらかじめ用意されたテンプレートが複数あります。イベント出欠確認やお客様アンケートなど、必須項目が作られているため、一から作る手間がかかりません。
必要に応じてテンプレートを利用することで、よりスピーディーにフォームが作成できます。
STEP3．設問や選択肢のパーツを追加する
STEP3では、設問や選択肢のパーツを追加します。テンプレートから選択した場合でも、自由に設問を追加したり、すでに設定された設問の選択肢のパーツを増やすことができます。
STEP4．公開リンクを発行する
STEP4では、公開リンクを発行します。リンクの発行は、画面右上の「送信」から行います。メールアドレス・リンク・コードのマークが表示されているので、真ん中のリンクマークをクリック。自動で公開リンクが生成されます。
なお、公開リンクの共有はプレビュー画面の確認とテストを終了してから行うようにしましょう。
STEP5．集計する
STEP5では、集計を行いましょう。Googleフォームの管理画面では、アンケートの回答を一覧で表示できるページが設けられています。
Googleフォームの応用的な使い方
Googleフォームの基本的な機能の使いに慣れたら、応用的な使い方も把握しておきましょう。フォームを作成した目的に合わせて使い分けることで、求めている回答を得られます。
チェックボックスの個数を制限する
応用的な使い方1つ目は、チェックボックスの個数を制限することです。
チェックボックスを使った回答形式では、チェックボックスの選択数に制限をかけられます。右下の三点マークをクリックし、「回答の検証」を選ぶことで設定できます。制限の種類は、選択する最低個数・選択する最多個数・選択する個数の3つ。求めている回答に合わせて使い分けるのがおすすめです。
ファイルを添付できるようにする
応用的な使い方2つ目は、ファイルを添付できるようにすることです。
採用フォームや本人確認などをする際、便利に使えるのがファイルの添付機能です。まず、質問形式内の「ファイルのアップロード」を選択します。その後、「回答者によるドライブへのファイルのアップロードを許可」のテキストが表示されるので、必ず許可して次に進みましょう。
添付可能なファイルの数は最大10枚。画像1枚あたりの最大ファイルサイズは10GBです。採用フォームや、回答時に本人確認を求める場合などに応用できる機能です。
条件分岐をする
応用的な使い方3つ目は、条件分岐をさせることです。前の質問の回答内容に応じて、次の質問を変更したい際に便利な機能です。
この機能を使えるのは、「プルダウン」と「ラジオボタン」の回答形式を選択している場合のみ。質問と選択肢を用意したら、右下の三点マークをクリックし「回答に応じてセクションに移動」にチェックをつけます。あとは回答ごとに移動先を選べば設定は完了です。
質問をランダムに表示させる
応用的な使い方4つ目は、質問をランダムに表示させることです。チェックボックス・ラジオボタン・プルダウンの回答形式を選んでいる場合に適用させられます。選択肢の順番に意図を持たせたくない場合におすすめの機能です。
選択肢を入力したら、右下の三点マークをクリック。「選択肢の順序をシャッフルする」にチェックをつけたら設定は完了です。
回答へのフィードバックを行う
応用的な使い方5つ目は、回答へのフィードバックを行うことです。設定画面から「テストにする」をオンにすると使える機能で、授業などでGoogleフォームを活用したい場合に重宝します。
設定できるのは、成績の発表・回答者の設定・全テストのデフォルト設定の3つです。回答へのフィードバック機能を使う際は、質問の画面で回答集を作成することも忘れないようにしましょう。
自動で返信メールを送る
応用的な使い方6つ目は、自動で返信メールを送ることです。回答のコピーを自動で送信できます。応募フォームやイベント参加フォームなどを利用する際、回答者が自身の回答内容を振り返って確認できるのがメリットです。
自動返信メールは、設定画面からオン・オフが選べます。「メールアドレスを収集する」をオンにし、各種設定を行いましょう。
参考：【画像で解説】Googleフォームの自動返信メールを設定する3つの方法を紹介
回答があった際に通知を受け取る
応用的な使い方7つ目は、回答があった際に通知を受け取ることです。限られた人数に対して回答を募る場合、メンバー全員が回答し終わったかなどを通知で確認できます。
設定は、回答画面から行います。右側にある三点マークをクリックし、「新しい回答についてのメール通知を受け取る」にチェックを付ければ設定は完了。Googleフォームのオーナーに対して、回答があった旨が通知されます。
フォームをWebサイトやメールにHTMLで埋め込みする
8つ目の使い方は、フォームをWebサイトやメールにHTMLで埋め込みすることです。右上の「送信」ボタンをクリックして、フォーム送信方法を選べます。
メールで送信する場合、Googleフォーム上から共有したい相手にリンクを送ることが可能。その際は、件名やメッセージなどもつけられます。
Webサイトに埋め込む場合、HTMLタグを生成できます。なお、質問形式で「ファイルのアップロード」を選択肢ている場合、HTMLタグによる埋め込みは不可となる点には注意が必要です。
スプレッドシートにエクスポートをする
応用的な使い方9つ目は、スプレッドシートに回答をエクスポートすることです。回答ページの右型にあるスプレッドシートのアイコンをクリックし、回答先を選択したら、フォームへの回答内容をスプレッドシートに出力できます。
すべての回答をGoogleスプレッドシートにまとめられる機能が使えるほか、CVSへの出力も可能です。
フォームとお問い合わせ管理を連携したい場合はTayoriがおすすめ
直感的な操作ができて使い勝手のよいGoogleフォーム。回答を自動でグラフ集計できるなど、アンケート時に重宝する機能も備えています。回答後の対応が不要な場合や、回答の数が少ない場合はGoogleフォームだけでも十分使えるでしょう。
ただし、回答者に対してコンタクトを取ったり、お問い合わせを管理したりしたい場合にはやや不向き。フォームと顧客管理を連携させたいならカスタマーサポートツール「Tayori」がおすすめです。
Tayoriでは、フォームの作成から回答の確認・対応、担当者や担当部署の設定、お問い合わせの管理までを一括で行えます。
また、タスクは「未対応」「対応中」「保留」「解決済」とステータス管理でき、進捗管理できるので、見落としのリスクが減ることもポイントです。
Googleフォーム同様に、フォームのテンプレートを活用できたり、デザインのカスタマイズをしたりすることも、もちろん可能です。
フォームの回答から、メッセージのやり取りが生じる場合や、顧客情報と紐付けてお問い合わせを管理したい場合、チームでの顧客対応でお問い合わせの「見える化」を実現したい方は、まずは無料から利用できるカスタマーサポートツール「Tayori」を活用してみてはいかがでしょうか。
