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Googleフォーム 添付ファイルの集め方!画像やPDFの効率的な回収方法を解説!

Googleフォームでは、画像やドキュメントなどのファイル収集が可能です。本記事では、Googleフォームの添付ファイル機能の設定方法から収集後の管理方法までを解説。ファイルの容量が大きくなりがちな画像やPDFデータを効率良く収集するためのポイントも紹介しています。Googleフォームでの添付ファイル機能について気になる方は、本記事を参考にしてください。

【目次】

  1. Googleフォームでの添付ファイルの基本設定
  2. Googleフォームでファイルを添付してもらう手順
  3. Googleフォームで画像ファイルを添付してもらう方法
  4. Googleフォームに添付された画像を確認する方法
  5. PDFファイルをGoogleフォームに添付する手順
  6. Googleフォームでの添付ファイル管理のコツ
  7. まとめ

Googleフォームでの添付ファイルの基本設定

Googleフォームでは、画像やドキュメント、動画などさまざな形式のファイルを添付できます。この添付ファイル機能により、文字情報だけでは伝えきれない情報を収集できます。例えば企業の採用選考であれば履歴書や職務経歴書、ポートフォリオといった資料が必要です。応募者の基本情報に加えて上記の書類を添付ファイル機能で送信してもらえば、選考に必要な資料を効率良く収集できます。以下にGoogleフォームで添付ファイル機能を有効にするステップと、ファイルサイズや形式、セキュリティに関する諸注意を紹介します。

添付ファイル機能を有効にするステップ

Googleフォームで添付ファイル機能を有効にするステップは下記のとおりです。

  1. Googleフォームにアクセスし、新規作成または既存のフォームを開く
  2. 質問タイプを選択するプルダウンメニューから「ファイルのアップロード」を選択
  3. 「回答者によるドライブへのファイルのアップロードを許可」というメッセージとファイルの保存先に関する注意事項を確認し、問題がなければ「次へ進む」をクリック
  4. 添付できるファイルの最大サイズや形式を設定する

添付ファイル機能を使うには、回答者がGoogleアカウントにログインしていなくてはなりません。アップロードされたファイルは、フォーム作成者のGoogleドライブ内にフォーム名と同じ名前のフォルダが作成され、その中に保存されます。「フォルダを表示」をクリックすると、保存場所に直接アクセスが可能です。回答の概要画面や個別の回答画面からもファイルを確認できます。

ファイルサイズと形式の制限

Googleフォームの添付ファイル機能では、添付できる最大のファイルサイズと形式を設定できます。

最大ファイルサイズは、1ファイルにつき「1MB」「10MB」「100MB」「1GB」「10GB」から選択可能です。デフォルトでは10MBに設定されています。複数のファイルを添付する場合は、各ファイルが設定したファイルサイズ以下である必要があります。ただし、回答者のネット環境によっては、添付するファイルサイズが大きすぎるとアップロードに時間がかかる、送信に失敗するなどのトラブルが発生するリスクが高まります。また、フォーム作成者側でもGoogleドライブの容量を圧迫するリスクがあります。リスクを軽減するためにも適切なサイズ選択を行うか、添付できるファイル数に制限を設けると良いでしょう。

ファイル形式を制限するには、「特定のファイル形式のみを許可」をオンにします。選べる形式は「ドキュメント」「表示設定」「スプレッドシート」「図形描画」「PDF」「画像」「動画」「音声」です。制限しない場合は、全ての形式のファイルを添付できます。

セキュリティとプライバシー設定のポイント

Googleフォームでは、Googleドライブのマルウェアスキャン機能やSSL暗号化通信などさまざまなセキュリティ対策が施されています。作成者側ができる主な対策としては、「保存フォルダの共有設定」が挙げられます。

アップロードされたファイルの保存フォルダについて、基本的なアクセス権は作成者にあります。しかし、フォルダの共有設定を変更すれば、他のユーザーもアクセス可能となります。Googleフォームの添付ファイルでデータを収集した際は、保存フォルダの共有設定を最小限にするなどアクセス権を適切に管理しましょう。保存期間を定めて、期間を過ぎたデータは速やかに削除するのも重要です。

Googleフォームでファイルを添付してもらう手順

Googleフォームで回答者がファイルを添付する手順を紹介します。

  1. 回答するフォームにアクセスする
  2. 質問内の「ファイルを追加」をクリック
  3. ファイルの挿入画面が開くので、添付したいファイルをドラッグ&ドロップする
    GoogleDriveを利用しているのであれば、「マイドライブ」をクリックして該当のファイルをアップロードしましょう。
  4. 全ての質問に回答したら、「送信」ボタンをクリックして回答を送信する
    ただし、アップロードが完了する前に送信してしまうと、ファイルを正しく送れない可能性があります。アップロードが全て完了したのを確認してから送信しましょう。

フォーム作成から公開までのプロセス

Googleフォームの作成から公開までのプロセスを解説します。

1.Googleフォームへアクセスする

Googleアカウントにログインし、Googleフォームにアクセスします。Googleアカウントを持っていない場合は、まずアカウントを作成しましょう。

2: 新規フォームを作成する

「空白のフォーム」をクリックし、新規フォームを作成します。Googleフォームが用意しているテンプレートを使用することもできます。

3: フォームの基本情報を入力する

フォームのタイトルを入力しましょう。「フォームの説明」にフォームの目的や回答方法などを入力しておくと、回答者のスムーズな回答に繋がります。

4: 質問を追加する

質問を追加するには、下部の「+」アイコンをクリックします。プルダウンメニューから質問タイプを選択し、質問文を入力しましょう。質問タイプは「記述式」「ラジオボタン」「チェックボックス」「プルダウン」などが用意されています、ファイルを添付してもらう必要があるなら、「ファイルアップロード」から必要事項を設定してください。

5: デザインをカスタマイズする

Googleフォームではフォームの色や背景画像、フォントなどを変更できます。変更する際は、画面上部のパレットアイコンをクリックしましょう。フォームの上部にヘッダー画像を追加することもできます。

6: 設定の確認と調整

「設定」をクリックすると、「回答者のメールアドレスを収集するか」「回答者に回答のコピーを送信するか」などフォーム全般の設定ができます。回答数の制限も設定画面で行います。

7: プレビューで確認する

画面上部の「目のアイコン」をクリックすると、プレビュー画面が表示されます。回答者からの見え方を確認し、気になる点は調整しましょう。

8: フォームの公開

画面右上の「公開」を押すと、フォームが公開されます。回答者への共有方法はメールやURLの共有、サイトへの埋め込みがあります。

回答者がスムーズにファイル添付をできるようにするポイント

Googleフォームで回答者がスムーズにファイル添付するためのポイントを紹介します。

・添付するファイルの詳細を明記する

「ファイル形式はPDFまたはWord」「ファイルサイズは10MBまで」「ファイル名は半角英数字で」など、添付するファイルの詳細を明記しましょう。詳細を明記することで、回答者は「どのようなファイルを添付すれば良いか」が分かります。

・添付ファイルに合わせてサイズの上限を定める

テキスト中心のドキュメントなら10MB、高画質の写真なら100MB、動画なら1GBなど、添付するファイルによってサイズの上限を決めましょう。特に画像や動画ファイルはサイズが大きくなる傾向にあるため、アップロード時に時間がかかるといったリスクが生まれやすいです。あらかじめファイル上限を設定して、リスクを軽減しましょう。

トラブルシューティング:よくある問題の解決策

Googleフォームにおけるファイル添付機能によくある問題と解決策について解説します。

・Googleアカウントに関するトラブル

回答者がGoogleフォームにファイルを添付するには、Googleアカウントへのログインが必須です。Googleアカウントを未所持もしくは未ログインの場合はファイルを添付できません。対策としては、フォームの説明文や質問文に「ファイルのアップロードにはGoogleアカウントへのログインが必要です」と明記。未所持の回答者に向けて、「アカウント作成リンク(accounts.google.com)」を記載しておくのもおすすめです。

・ファイルサイズの超過

設定した上限サイズを超えるファイルを添付しようとしても、アップロードできません。質問文や補足説明で最大ファイルサイズを明記し、回答者が事前に対策できるようにしておきましょう。「ファイルサイズが大きすぎる場合は圧縮してからアップロードしてください」と記載しておくのも手です。

・許可していない形式のファイル添付

添付できるファイル形式を設定している場合、許可されていない形式のファイルはアップロードできません。「PDFまたはWord形式でアップロードしてください」というように、質問文や補足説明で添付できる形式を記載しておきましょう。

Googleフォームで画像ファイルを添付してもらう方法

写真やイラストなどGoogleフォームで画像データを収集する場面もあります。回答者が画像ファイルを添付する方法は基本的に他のファイルと大きく変わりません。手順を紹介します。

1.回答するフォームにアクセスする

2.質問内の「ファイルを追加」をクリック

3.ファイルの挿入画面が開くので、添付したいファイルをドラッグ&ドロップする

GoogleDriveを利用しているのであれば、「マイドライブ」をクリックして該当のファイルをアップロードしましょう。

4.全ての質問に回答したら、「送信」ボタンをクリックして回答を送信する

画像添付に必要な設定の注意点

Googleフォームで回答者に画像ファイルの添付を求める場合、どうしてもデータ容量が大きくなりがちです。回答者とフォーム作成者の両者にとって快適な運用となるよう、以下の点に注意しましょう。

・用途に合わせたファイル形式を選ぶ

画像のファイル形式にはさまざまなものがあります。写真のような色数が多い画像に適しているのは、圧縮率が高くファイルサイズも抑えられる「JPEG」です。図やイラスト、ロゴなど色数が少なく境界線がはっきりしている画像には、画質劣化の少ない「PNG」。アニメーション画像や色数の少ない画像には「GIF」がおすすめです。

・画像の解像度に気をつける

解像度が高いほど画像はきれいになりますが、その分、ファイルサイズは大きくなります。解像度の目安は、Web用であれば72dpi〜96dpi、印刷用であれば300dpi〜350dpiです。質問内に解像度に関する説明を記載しておくと、回答者も適切な解像度で画像を準備できます。

画質と容量の制限について

Googleフォームでファイルサイズの上限を設定する際、画質と容量のバランスが重要です。繰り返しになりますが、高画質な画像ほどデータ容量は大きくなります。対して、低画質の画像では容量は小さくなるものの、鮮明さや細部が粗くなる可能性が高まります。ファイルサイズの目安としては、Web用画像(72dpi〜96dpi)では1MB〜5MB程度、印刷用(300dpi〜350dpi)では5MB〜10MB程度です。看板やポスターなど大きめの印刷物に掲載する画像では、より高解像度になるため10MB〜100MB程度になるケースもあります。画像の用途と必要なファイルサイズを考慮しながら、ファイルサイズの上限を決めましょう。

複数画像を効率的に収集する方法

Googleフォームで複数の画像を添付するには、主に2つの方法があります。

1つは、「写真をアップロードしてください」といった画像を添付する質問を複数作成する方法です。質問ごとに保存フォルダが作成されることから、画像の整理がしやすいメリットがあります。ただし、添付してもらう画像の数が多くなると質問数が増えて回答者に負担がかかる懸念もあります。

もう1つが、添付できるファイルの最大数を設定する方法です。質問を作成する際にプルダウンメニューで「ファイルのアップロード」を選ぶと画像を添付できるようになります。「ファイルの最大数」を「1」「5」「10」から選べるので、必要に応じた数を設定しましょう。添付する画像が多い場合におすすめです。

Googleフォームに添付された画像を確認する方法

Googleフォームに添付された画像は、フォーム作成者のGoogleドライブに保存されます。フォームの回答画面はもちろん、スプレッドシートと連携している場合は該当のシートから確認することもできます。下記に、確認の手順を解説します。

回答一覧での画像確認手順

フォームの回答画面で添付された画像を確認する手順は下記のとおりです。

1.該当のGoogleフォームを開いて「回答」タブをクリックする

2.「要約」か「質問」を選択

「要約」では全ての回答状況が表示されるため、添付画像も一覧で確認できます。「質問」では、質問ごとに画像を確認できます。

3.該当のファイルをクリックする

画像が新しいタブで開きます。「フォルダを表示」をクリックすると、Googleドライブの保存場所にアクセスできます。「スプレッドシートで表示」をクリックすると、画像リンクURLが表示されたスプレッドシートが開くのでそこから確認できます。

個別回答での画像チェック方法

上記の手順2で「個別」を選択すると、回答者ごとに添付画像を確認できます。「個別」で添付画像を確認する利点は、回答者に紐づけて画像を確認できることです。個別の対応もしやすく、添付ファイルに不備があった場合でも該当する回答者への迅速な連絡が可能です。採用選考や本人確認必須のイベント申し込みなど、回答者と画像の紐付けが必要な時には「個別」で画像を確認するのがおすすめです。

画像データを一括ダウンロードする方法

Googleフォームに添付されたファイルを一括ダウンロードするには、Googleドライブから直接ダウンロードするのが比較的簡単です。添付された画像ファイルがフォルダ構成で既に整理されているため、管理しやすい状況にあります。ダウンロードするには、まずGoogleドライブにアクセスして目的のフォルダを開き、ダウンロードしたい画像ファイルまたはフォルダを選択。「ダウンロード」をクリックすると、画像がダウンロードされます。フォルダの場合はzip形式で圧縮されます。大量のファイルをまとめて保存する場合に利用すると良いでしょう。

PDFファイルをGoogleフォームに添付する手順

画像ファイルと同様に、PDFファイルをGoogleフォームで収集する手順も他のファイルと大きく変わりません。

1.回答するフォームにアクセスする

2.質問内の「ファイルを追加」をクリック

3.ファイルの挿入画面が開くので、添付したいファイルをドラッグ&ドロップする

GoogleDriveを利用しているのであれば、「マイドライブ」をクリックして該当のファイルをアップロードしましょう。

4.全ての質問に回答したら、「送信」ボタンをクリックして回答を送信する

事前に「特定のファイル形式のみを許可」の項目で「PDF」以外のチェックを外しておけば、PDFファイル以外のアップロード防止に繋がります。他の形式のファイルを受け付ける予定がない場合は、設定しておくと良いでしょう。

添付できるPDFファイルサイズについて

PDFファイルのサイズが大きいと、アップロードに時間がかかります。スムーズな回答を促すためにも、フォーム作成者は事前に添付できるファイルの上限を決めておきましょう。回答者は事前に上限サイズを確認し、画像の解像度や不要なフォントの埋め込みを避けるなどしてファイルサイズを抑えておくとスムーズにアップロードできます。「Adobe Acrobat Reader」といったツールを活用してファイルサイズを調整するのも手です。

Googleフォームでの添付ファイル管理のコツ

Googleフォームの添付ファイルは、Googleドライブのフォルダ内にフォーム名と同名のフォルダに保存されます。しかし、添付ファイルの数が多いほど管理が煩雑になりがちです。ここでは、Googleフォームなどで収集した添付ファイルの管理を効率化するためのポイントを紹介します。

効率的なファイル整理システムの構築

Googleフォームの添付ファイル管理では、フォルダ構成とファイル名が重要です。添付ファイルはフォームごとに自動生成されたフォルダに保存されます。そのうえで質問ごとにサブフォルダが作成されるため、「どのフォームのどの質問に添付されたファイルなのか」が分かるようになっています。「プロジェクトごとに管理したい」といった特定のフォルダを優先的に見たい場合は、フォルダ内に上位フォルダを作成しましょう。

ファイル名には、「回答者ID/氏名」「質問項目名/略称」「日付」などを含めると管理しやすくなります。ただし、長くしすぎると見づらくなるため適切な長さを意識してください。

自動ファイル名変更スクリプトの利用

Googleフォームに添付されたファイルの管理では、自動でファイル名を変更できるスクリプトが有効です。アップロードの時点では回答者が付けたファイル名がそのまま保存されますが、スクリプトを使うことでファイル名に規則性を持たせて管理できるようになります。

Googleフォームでは、Googleが提供するスクリプト言語「Google Apps Script(GAS)」を利用できます。GASを活用することで、回答データの集計をはじめとするさまざまな作業の自動化が可能です。Googleフォームでは、画面上部の「︙」をクリックすると「スクリプトエディタ」の項目があります。ここをクリックすると新規タブでエディタが開き、「新しいファイル名を生成:」「ファイル名を変更」などの指示を記述すると、自動でファイル名が変更される仕組みを構築できます。

バックアップと不要ファイルの整理

添付ファイルの管理では、バックアップと不要ファイルの整理が不可欠です。バックアップデータは、クラウドストレージや外付けHDDを利用して複数箇所に保管しましょう。定期的にバックアップを実施することも重要です。

ストレージ容量に余裕を持たせるには、不要ファイルの削除も必要です。ファイルの保存期間や削除対象となるファイルを明確にし、定期的に不要ファイルを削除・整理してください。誤って必要なファイルを削除してしまった時のために、不要ファイルの整理を行う前には必ずバックアップを作成しておきましょう。

まとめ

今回は、Googleフォームの添付ファイル機能を最大限に活用するための方法について解説。添付ファイルを効率よく収集するには、ファイルの最大サイズと適切な形式の設定やそれに伴う回答者への明確な説明がポイントです。収集した添付ファイルは、ファイル名の付け方や保存フォルダの構成を工夫する、定期的なバックアップ不要ファイルの削除を行うなどの管理を徹底することで有効活用できます。TayoriのフォームでもGoogleフォームと同様に添付ファイルを収集できます。ファイルを添付できるフォームを気軽に作成したい方は、下記リンクから詳細を確認してみてください。

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