人手不足を回避して人件費削減する具体的な方法は？今すぐ行いたい4つのこと
「人件費を削減したい」と思いつつも、人手不足が心配な方も多いでしょう。
人件費を削減したがあまり、深刻な人手不足に陥り会社が回らなくなってしまったり、退職者を出してしまう可能性を考えると、なかなか人件費削減に踏み切れないですよね。
また、現在雇用しているメンバーを、解雇するわけにもいかず、悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。
では、これから人手不足を回避しながら人件費を削減していくためには、どうしたらいいのでしょうか。
本記事では、人件費削減の本質やリスク、後半では人手不足を回避し人件費を削減する具体的な4つの方法を紹介します。
そもそも人件費とは？
人件費を削減するためには人件費の概要を理解しておく必要があります。
まずはサクッと人件費の概要について解説していきます。
人件費とは雇用におけるヒトに関するコストのことを指します。人件費は会社を運営するに当たって、最も重要且つ、最もウエイトが大きいコストです。
人件費は大きく分けて2種類に分類されます。
一般的な人件費とされる給与や福利厚生、更に広い意味での人件費となるヒトに関わる全ての費用。
この2種類になります。
どちらも人件費削減を図るには、しっかりと把握しておきたい項目です。
一般的な人件費に当たるもの
では、どのような費用が人件費に当たるのか、一般的に「人件費」とされる項目を見ていきましょう。
給与全般
基本給や時間外手当・休日手当などに当たる「給与手当」、企業の業績によって支払われることのある「賞与（ボーナス）」、パートやアルバイトへの給与として処理されるケースもある「雑給」
福利厚生
企業が福利厚生を目的に支払う費用。例として、社員旅行・結婚出産祝い金・社宅費用など。企業によって様々です。
法定福利費
法律により企業が支払うことを義務付けられている費用。社会保険料、労働保険費用がこれに当たります。
更に広い範囲で人件費に当たるもの
人件費はヒトに関する全ての費用のことを指します。
一般的に多くの人がイメージする人件費とは別に、更に掘り下げると以下のものも人件費となります。
給与などの一般的な人件費と違い、未来投資や間接的にヒトに関わる費用を指します。
労務費
製造に関わる費用のことで、製造部門の従業員に支払う給与もこれに当たります。
外注費
外部に業務を委託した時にかかる費用を指します。
旅費交通費
出張の際の交通費やホテル代、タクシー代などがこれに当たります。
採用教育費
社員育成のための研修や新人研修、採用に関わる費用のことを指します。
人件費はコントロールできる「固定費」
前述したように人件費は、毎月の固定費としてかかってくるため、経営を圧迫していることも多いでしょう。
とはいえ、人件費は家賃などと違い、ある程度コントロールしやすい固定費のため、見直しすることで負担を減らすことが可能です。
そもそも、現在の人件費は高すぎないのか、正しい割合になっているのかはどのように判断できるのでしょうか。
現在の人件費から、人件費の適正判断を行う
人件費の割合がどの程度なら適切といえるのかは、当然事業モデルによっても異なります。
一般的に飲食店などの労働集約型の場合、人件費の割合は売上総利益に対して70％程度。資本集約型の場合は30％。中間型の場合は50％が人件費だといわれています。
これらのベースを元に、人件費をどの程度におさめるべきなのか検討することがおすすめです。
また、人件費は「人員数が多い」もしくは「人員あたりの単価が高い」のか検討し、それぞれにあった対策をとる必要があります。
必要以上の人数がいるのか、それとも1人あたりの人件費が高額になりすぎているのかを検討しましょう。
人件費削減の本質を知ろう
適切な人件費負担が把握できたら、いよいよ人件費削減に取り掛かっていきます。
しかしその前に必ず知っておきたいことがあります。
それは、人件費削減の本質です。
ただ闇雲に人件費を削減し、目先の負担を軽減するだけでは対処療法に過ぎません。
目に見える費用をひたすらカットするのではなく、長期的に見て企業にとってメリットになるような人件費削減をしていきましょう。
解雇や給料を下げるだけの人件費削減はリスクが高い
人件費が高額になっていることがわかった場合、人件費を下げて利益率を上げたいと思うのは当然です。しかし、従業員を解雇したり、給料を下げたりといった安易な人件費削減は経営リスクが高まります。
勤務歴の長いベテラン従業員やスキルが高い人材は、他の従業員と比較して給与も高額です。しかし、その分売上に貢献していることも事実。
安易に給与を下げると、離職などによる人手不足のリスクが高まります。また、勤務時間を減らすことで売上も下がり、結果的に利益も下がることになりかねません。
また、従業員を減らしたことで目の前にある仕事に対応しきれず、お客様を逃してしまったり、長期的な事業に取り組めなくなったりしてしまいます。
人件費をただ下げることを考えるだけでは、逆効果になることを覚えておきましょう。
正しく人件費を下げて、利益を上げることが大切
売上を保ちながら人件費を下げるためには、安易なリストラをするのではなく、正しい人件費の下げ方を検討しなければいけません。
人件費を下げても売上を伸ばし、利益を上げられる方法を検討しましょう。
人手不足を回避し人件費を削減する4つの方法
では、人手不足になったり長期的な利益を下げたりしない方法で人件費を下げるにはどうしたらいいのでしょうか。
主な手段として以下の4つが挙げられます。
- スタッフ育成により生産性を上げる
- 残業を減らす
- 外注化を増やす
- 業務効率化のためのシステムなどを導入する
スタッフ育成により生産性を上げる
正しく人件費を下げるためには、スタッフを育成して生産性を上げることが重要です。
従業員一人一人のスキルアップを目指し、教育や研修に力を入れることで、少数精鋭でも効率よく円滑に業務が進められます。
スタッフ育成には研修など一時的に費用負担が生じますが、長期的にみると人件費削減に繋がります。
残業代を減らす
前述した「スタッフ育成により生産性を上げる」から繋がることですが、スキルを上げて効率性が向上することで残業を減らせます。
残業代は通常の時給よりも高額になるため、残業代を減らせることで人件費は大幅に下げることが可能です。
またノー残業デーを設定し、定時で帰りやすい雰囲気作りをするのも良いでしょう。
外注化を増やす
業務の一部を外注化するのも人件費削減には効果的です。
給与は人件費の多くを占めており、業務量に関わらず固定費として発生してしまいます。
そのため必要以上に従業員への給与としての固定費がかかってしまう場合も多いです。
定期的に発生する負担の大きい業務や専門性の高い業務はアウトソーシングや派遣に頼る選択を取っても良いでしょう。
外注化することで人件費を固定費とするのではなく、必要に応じてコントロールできます。
業務効率化のためのシステムなどを導入する
長期的に見て一番効果的な人件費削減法と言えるのが「業務効率化のためのシステム導入」です。
長期的に人件費を下げることを検討している場合は、業務効率化を行い、人員を削減しても問題ない体制を作ることがポイントです。
マニュアルを作成したり、オペレーションの見直しをしたりするなど、少ない人数でクオリティを保てる仕組みを作りましょう。
システムを導入することで簡単にマニュアル作成ができたり、オペレーションを整理できたり、日々のルーティン業務をよりスムーズに進められたりします。
＞＞≫≫人件費削減のためのシステム導入はTayoriがおすすめ
人件費削減で失敗しないための2つのポイント
人手不足を回避しつつ人件費削減する方法がわかったところで、失敗しないために抑えておきたいポイントが2つあります。
1つずつ解説していきます。
人件費削減の目的を明確にする
まずは大前提として人件費削減の目的を明確にしておきましょう。
何を目的に人件費削減をするのかを明確にしないまま動いてしまうと、それぞれの政策が中途半端になってしまったり、人手不足など逆効果になったりする可能性があります。
人件費削減の目的を明確にするということは、企業の経営ビジョンを明確にすることにも繋がるため、人件費削減に取り掛かる前に社内の意識をしっかりと統一しておきましょう。
段階を踏みながら計画性を持って実行する
人件費削減をするに当たって目先の効果を急ぐばかりに、見切り発車で無計画に実行してはいけません。
社員の信用を失うばかりでなく、顧客に対しても大きな悪影響を及ぼす場合があるため、段階を踏みながら計画的に実行していきましょう。
まずはシステム導入や外注化を通じて業務効率化を図り、社内の体制が整ってから必要に応じて固定費を削減することをおすすめします。
Tayoriを使って人件費削減のためのシステム導入
スタッフの生産性やスキルを向上させたり、オペレーションを見直したりする際には、ツールを活用するとスムーズです。
株式会社PR TIMESが運営する業務効率化ツール「Tayori」を利用すると、人件費削減のためのこれらの業務が簡単に行えます。人件費削減のためにツールを活用する方法について紹介します。
1．ナレッジベースを作成する
マニュアルや情報が各所にちらばっている会社も多いでしょう。
月に1時間程度情報を検索するのに利用している場合、社員が20人いると、1ヵ月で20時間も利用していることに。人件費が2,000円だとすると、40,000円分もコストがかかっていることになります。
情報が一箇所にまとまっている場合、マニュアルや過去の情報を探す時間が大幅にカットできます。
情報検索の時間を減らすだけでなく、スタッフの知識や経験を共有し、新しい人へ引き継いでいくためには、ナレッジベースを作成することがおすすめです。
Tayoriを利用すると、FAQ形式でシーン別にナレッジをまとめることが可能。パソコンの知識がなくても直感的に操作できるので、誰でも簡単にマニュアルを作成できます。
2．事務手続きのワークフローを見直す
新しいスタッフが入社したり、退社したりする際の人事手続きや備品発注手続きなど、社内の各種手続きに関するワークフローには想定以上にコストがかかっているケースが多いものです。
数回以上繰り返す必要がある事務手続きは、ワークフローの見直しをすることがポイント。
Tayoriを活用すると「依頼フォーム」を簡単に作成可能。必要な項目を予め準備しておくことで、スムーズに依頼を完了できます。
また、依頼された側は、タスク管理もできるので、進捗管理しやすいこともポイントです。
人件費の削減はできる範囲から慎重に行おう
人件費が経営を圧迫している場合、人件費の見直しを行う必要があります。ただし、いきなり給与を引き下げたり、解雇したりするのは、スタッフの信頼を失うだけでなく、長期的に検討すると利益を下げることになりかねません。
人件費の削減を検討しはじめた場合は、「ナレッジを共有しつつスタッフのスキルを上げる」「ワークフローを見直して生産性を上げる」など、無理なくできる範囲から行うことがおすすめです。
ぜひ、Tayoriを使って、ナレッジベースの作成やワークフローの見直しを行ってみてはいかがでしょうか。
