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予約フォームの作り方や作成ツールの選び方を紹介

予約フォームは、Webサイト上でのサービス・商品の予約を可能にするデジタルツールです。飲食店やクリニック、ホテル・旅館、エステ、各種イベント・セミナーなど、あらゆる業種や用途で活用することができます。

事業者は予約受付のプロセスを効率化でき、顧客はいつでも予約ができるため利便性が上がります。予約フォームを適切に設置すれば、CX(カスタマーエクスペリエンス)は高まり、ビジネスの成長を後押しします。

本記事では、予約フォームの概要、設置するメリット、作成方法、さらには作成ツールの選定ポイントなどを詳しく解説します。

予約フォームとは

予約フォームとは、Webサイト上で予約を受け付けられるツールです。名前や住所、電話番号、予約日時などの情報を顧客自らが入力・送信し、事業者は自動的に予約受付を行えます。

入力項目の種類や、必須項目・任意項目などの細かな設定は自由にカスタマイズができます。顧客のメールアドレスを取得していれば、フォーム送信後に予約受付完了のメールを自動送信できたり、予約日時が近づいたときにリマインドのメールを送信できたりします。

予約フォームを設置するメリット

予約フォームをWebサイトに設置することは、顧客・事業者双方に大きなメリットがあります。

24時間予約受付ができる(機会損失の防止)

電話だと営業時間中にしか予約受付ができませんが、予約フォームがあれば顧客は好きなときに予約が行えるため、顧客の利便性は飛躍的に上がります。24時間365日予約受付ができる状態になり、営業時間外の予約の取りこぼし(機会損失)を防げます。

予約数・率を上げられる

予約方法が営業時間中の電話のみだと、顧客は電話をかけるタイミングを合わせなければならず面倒に感じてしまいます。また、電話で話すのが苦手な方には心理的負担もかけてしまいます。

予約フォームであれば予約完了までの顧客の負担は大幅に下がり、予約数・率を上げることができます。特に日時指定をする場合、画面に表示される空いている日時を顧客が確認・選択でき、スムーズに予約を進められます。

予約受付・管理を効率化できる

電話で予約を受け付ける場合、スタッフが必ず対応をしなければなりません。電話を受ける、予約日時や顧客情報を確認する、内容を記録するなど、予約一つ受け付けるだけでも時間がかかります。

予約フォームであれば自動で予約受付を完了でき、電話対応に割いていたスタッフの時間を浮かすことができます。浮いたぶん別の業務に専念するなど効率化を進められます。

また、受け付けた予約内容を自動で記録し一元管理することができます。非効率な記録作業がなくなるとともに、記録漏れやダブルブッキングなどのヒューマンエラーも防げます。

予約データの分析・活用ができる

予約フォームから自動収集されたデータは、営業・マーケティングの分析に役立ちます。年齢、性別、住所などの顧客情報や、予約回数などの行動情報を分析できます。

「どんな顧客が多く予約しているのか」「どのサービス・商品が人気なのか」など、さまざまな顧客ニーズを掴むことで、アップセルやリピート率の向上を目的とした施策を進めやすくなります。

予約フォームの作り方

予約フォームを作るには次のような方法があります。

コーディングで作る

HTML、CSS、PHPなどのコード(プログラミング言語)を使用して独自の予約フォームを作れます。コードを使用してWeb制作をする技術をコーディングといいます。

理想とする機能・デザインを構築でき、最も自由度が高い作成方法です。ただし、当然コーディングスキルが必要となるため簡単にはできません。社内にプログラマーやデザイナーがいない場合、外部委託にかかる費用・時間を見積もる必要があります。

CMSのプラグインで作る

自社のWebサイトをWordPressなどのCMS(コンテンツ・マネジメント・システム)で運用している場合、プラグインで予約フォームを作るのも効果的です。プラグインは拡張機能のことで、CMSごとにさまざまなプラグインが用意されています。

WordPressの場合、予約情報をカレンダーと同期できる「Booking Package」「MTS Simple Booking」などが代表的な予約システムのプラグインです。

しかし、プラグインをむやみに実装するのは避けましょう。実装数が多いとWebサイトの表示速度が遅くなったり、セキュリティ面で悪い影響が出たりすることがあります。多くのユーザーに利用されているフォーム作成のプラグイン「MW WP Form」は、2023年9月に開発終了が発表されました。開発終了後も使い続けるのはセキュリティの観点から非常に危険なため、実装したプラグインのアップデート情報は把握しておく必要があります。

予約フォームの作成ツールで作る

予約フォームの作成ツールを利用すれば、コーディングができない人でも簡単に予約フォームを作れます。基本機能として予約情報の一元管理ができ、社内のコミュニケーションツールと連携して予約受付をさらに効率化させるなど、さまざまな機能が搭載されています。

無料で利用できる作成ツールは数多くあります。まずは無料で始めてみて、機能に不足を感じれば有料化を検討するなど段階的な導入ができます。

予約フォームの作成ツールを選ぶポイント

予約フォームの作り方の次は、作成ツールを選ぶうえでの具体的なポイントを解説します。

必要な機能が揃っているか

機能が豊富に揃っていても、「業務上必要な機能がない」「使わない機能が多い」ということになっては意味がありません。まずは、予約受付業務の体制やフロー、作業内容などを洗い出して、自社に必要な機能を整理するところから始めましょう。

複数名のチームで運用する場合は、予約受付のステータス管理(完了、未対応、保留中など)やメモの共有、タスクの割り振りといった機能は重要です。この予約は問題なく完了しているのか、ちゃんと個別で対応しているのかなど、一目で状況がわかれば複数名でもスムーズに業務を進められます。

その他にも、予約データを分析したい場合はCSVなどのエクスポート機能は必要です。予約フォームの利用状況を知りたい場合は、Googleアナリティクスなどの外部ツールと連携する機能が必要になります。

なかには、特定の業界・業種に特化した作成ツールもあります。自社の予約受付業務が業界・業種特有のものであれば、特化型も導入候補として検討しましょう。

使いやすいか(ユーザビリティ)

予約フォームの使いやすさは、顧客・事業者どちらにとっても重要です。

顧客の場合、利便性や満足度に大きな影響をあたえます。誰でも直感的に使えるデザインであればデジタルツールに不慣れな方でも操作に困りません。事業者の場合、操作性がシンプルであるほど予約フォームを早く作れます。予約フォームはサービス・商品ごとに必要なため、一つひとつの作成時間はできる限り短くしたいものです。

作成ツールによっては、予約フォームの作成がはじめてでも迷わないようテンプレートが用意されています。用途に合ったテンプレートがあれば、予約フォームの作成にかかる時間はさらに短縮されます。

操作方法はツールごとに大きく異なります。まずは無料トライアルやデモ版を触ってみて、使いやすいかどうかを確認しましょう。

費用に見合った効果を得られるか

初期費用・月額費用と期待される効果を天秤にかけて、費用対効果をしっかり見極めましょう。予約フォームで期待される効果として、顧客の利便性や満足度の向上、予約数の増加による売上の向上、予約受付・管理の効率化による時間や人件費の削減などが挙げられます。

また、多機能・高機能なツールは往々にして使いきれないことが多いため、無駄に費用がかさまないよう注意しましょう。少人数で運用する場合、利用者数に応じた従量課金のツール・プランを選ぶと月額費用を抑えられます。

無料で使える予約フォームもあるので、はじめは費用をかけずにお試しで使ってみるのも有効です。

セキュリティ対策に問題がないか

予約フォームでは顧客の個人情報を数多く扱います。不正アクセスなどにより個人情報が漏洩してしまうと、顧客に迷惑がかかるのはもちろん、賠償責任や事業者としての信頼低下に繋がります。そのため、どのようなセキュリティ対策が施されているかは注視しなければなりません。

クラウド型の作成ツールの場合、外部サーバーに個人情報が保存されることになります。サーバーの監視体制や、SSL/TLSによるデータ暗号化がされているかは必ず確認しましょう。

外部ツールと連携できるか

予約フォームと外部ツールを連携できれば、より効率的に予約受付業務を進めることができます。

例えば、SlackやChatworkなどのコミュニケーションツールと連携することで、フォーム送信完了と同時に通知を送ることができます。対応スピードやチームでの情報共有に高い効果を発揮します。

予約フォームの作成には「Tayori」がオススメ

予約フォームを効果的に導入・活用できれば、予約受付の業務効率は飛躍的に高まり、予約数の増加といったビジネスインパクトも期待できます。

しかし、よく懸念点として挙がるのが「運用リソース」です。時間がなく導入してもちゃんと運用できるか不安、という声をよく聞きます。

運用リソースに懸念がある方にオススメしたいのが、最小限の工数で運用できる「Tayori(タヨリ)」です。Tayoriは、「フォーム・受信箱」「FAQ」「アンケート」「チャット」の4つの機能を提供するカスタマーサポートツールです。

Tayori フォーム テンプレート

フォーム機能では、豊富なテンプレートから選ぶだけで予約フォームを短時間で作成できます。受け付けた予約は受信箱のなかに自動でリスト化され、スピーディーな予約管理を実現します。もちろん、SSLによるデータ暗号化などセキュリティ対策も徹底しているため、安心して利用できます。

Tayoriには無料プランが用意されています。まずは無料で予約フォームを作成したい、使いやすさを確認したいという方は、ぜひTayoriを試してみてはいかがでしょうか。

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まとめ

予約フォームをWebサイトに設置すれば、顧客の利便性や満足度の向上、予約数・率の向上、予約受付・管理の効率化など、幅広い効果をもたらします。

デジタル時代の今日、予約フォームは顧客と事業者の橋渡し役として大いに活躍します。業務改善やビジネスの成長を力強く後押しすることでしょう。

本記事で解説した予約フォームの概要、設置するメリット、作成方法、作成ツールの選定ポイントをしっかり押さえたうえで、ぜひ自社に合った予約フォームを設置してみてください。

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