離職者から希望がある場合に発行する「離職票」とは、失業手当の受給申し込みをする際に必要な書類。公的機関であるハローワークに発行する必要があるため、企業の担当者は必要な書類を事前に集めておく必要があります。
本記事では、離職票の発行手続きや記載内容などを解説します。
離職票とは？
離職票とは、従業員が会社を離職したことを証明する公的な書類のこと。正式名称を「雇用保険被保険者離職票」といいます。退職後、次の勤務先が決まっていない場合に申請が認められる「失業手当」の受給を希望する際に必要な提出書類です。
企業側は、従業員に離職票を求められた場合、交付する必要があります。人事担当者は従業員の離職証明書をハローワークに提出し、離職票の交付手続きを行います。離職票には「雇用保険被保険者離職票-1」と「雇用保険被保険者離職票-2」の2種類がある点には注意してください。2つの書類を提出しないと、離職した従業員は失業手当の受給ができなくなってしまいます。
離職票-1 / 離職票-2
離職票には、「雇用保険被保険者離職票-1」と「雇用保険被保険者離職票-2」の2種類があります。
「雇用保険被保険者離職票-1」は、雇用保険の資格喪失を証明する書類です。失業保険を受給するうえで、振込先の金融機関や口座番号の申請に利用します。
「雇用保険被保険者離職票-2」は、離職の理由や離職直前の6ヵ月間の給与が記載された書類です。ハローワークが失業手当の額を算出するために必要な情報なので、誤りがないかをよく確認しましょう。
離職証明書・退職証明書との違い
離職票と似た書類に、「離職証明書」と「退職証明書」があります。
離職証明書とは、従業員が雇用保険から脱退させる際に必要な書類のこと。「雇用保険被保険者離職証明書」が正式名称です。離職票をハローワークに交付してもらう際に必要な書類のひとつでもあります。離職証明書は、事業者控え、離職者控え、提出用の3枚複写式。ハローワークに記入用紙を取りに行き、必要な情報を記入し、ハローワークに提出します。
退職証明書とは、従業員が退職をしたことを証明する書類のこと。離職票や離職証明書がハローワークで発行されるのに対し、退職証明書は企業が発行します。主に、離職票の代わりとして国民健康保険の手続きなどを行う際に使用されます。公的文書ではないため、決められたフォーマットはありません。
離職票が必要になるとき
離職票は、失業保険を受給する際に必要な書類です。企業には、従業員が離職してから10日以内に発行することが義務付けられています。
発行された離職票は、万が一紛失してしまっても再発行が可能です。再発行は離職票の発行手続きを行った前職の会社に依頼するか、直接ハローワークに行き、再発行をしてもらうかの2つの方法があります。再発行の手続きは、自分が住んでいるエリアのハローワークでも可能です。
離職票の発行手続き
離職票は、必ず発行している企業もあれば、従業員から希望があった場合のみ発行している企業もあるでしょう。発行手続きを行う前に、必ず従業員に発行の要否を確認しましょう。
離職票が必要な場合、発行に必要な手続きは以下の通りです。
- 「雇用保険被保険者離職証明書」と「雇用保険の資格喪失届」を作成する
- 離職者に、雇用保険被保険者離職証明書の内容を確認してもらう
- ハローワークに「雇用保険被保険者離職証明書」と「雇用保険の資格喪失届」を提出する
- ハローワークが発行した離職票を受け取る
- 離職者に離職票を送付する
「雇用保険被保険者離職証明書」の提出は、従業員が離職してから10日以内と定められています。速やかに提出を行えるよう、離職日前から準備しておきましょう。
離職票に記載される内容
離職票に記載されている内容は、「雇用保険被保険者離職票-1」と「雇用保険被保険者離職票-2」で異なります。
「雇用保険被保険者離職票-1」には、離職者の氏名や離職年月日、雇用保険の被保険者番号などが記載されています。一方、「雇用保険被保険者離職票-2」には、離職の理由や離職直前の6ヵ月間の賃金の支払い状況、雇用保険の被保険者期間などが記載されています。
離職票などの退社手続きのフローをまとめておこう
離職票は、離職者が失業手当を受給するために必要な書類です。期限があるため、スムーズに発行できるよう、退社手続きのフローはまとめておきましょう。その際、発行手続きを行うにはどれくらい前から動いておくべきか、余裕のあるスケジュール管理をしておくのもおすすめです。
離職票以外にも、従業員が退職する際には行うべき手続きは多いもの。人事部や総務部だけでなく、離職者自身もどのような手続きが必要なのかわかるように、離職時のマニュアルを作成しておくこともおすすめです。
株式会社PR TIMESが運営するクラウド情報整理ツール「Tayori」を活用すると、離職時の手続きに関するマニュアルを簡単に作成できます。最後に、Tayoriを使ってマニュアルを作成する方法について確認してみましょう。
「よくある質問（FAQ）」として情報をまとめる
マニュアル作成をする際には「FAQ」機能を活用します。
カテゴリごとにマニュアルページを追加できるので、「退職手続き」「有給取得手続き」など、必要な項目に合わせたマニュアルを作成できます。
疑問や依頼は「問い合わせ」してもらうことで、タスク管理できる
マニュアルを見ても内容が理解できない場合や、準備できない書類などが発生することもあるでしょう。その際には、マニュアルに問い合わせ先を明記しておくことで、正しい担当者に連絡できます。
Tayoriの「問い合せフォーム」を活用することで、社内からの問い合せを受けた部署でタスク管理をすることも可能。対応漏れを減らせます。
離職時の手続きには、思っているよりも時間が取られるものです。マニュアルで対応できる業務は、マニュアルを作成することで、属人的な仕事を減らしましょう。
ぜひTayoriを使って、離職時の手続きをマニュアルにしてみてはいかがでしょうか。
