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フォームの問い合わせ管理がより便利で簡単になりました。

問い合わせをチームで管理することや情報共有をすることができる仕組みを提供しているのもTayoriの特徴の一つです。

今回はTayoriのフォーム機能を問い合わせ管理という観点で、特徴や使い方というところを説明しつつ、今回のアップデートでより便利になった点をお伝えします!

Tayoriのフォーム問い合わせ管理について

Tayoriのフォームは、チーム以上(プランページのリンク)のプランから、複数人で問い合わせを管理することができます。
どの問い合わせが誰が担当しているのか、問い合わせの受信ボックスのページからこのように確認することができます。

Tayoriのフォーム受信ボックス

未対応の問い合わせのフォローや過去に対応した内容と似た問い合わせを他のメンバーと情報を共有しながら対応したいときに、役立ちます。

ここで、Tayoriのフォームで問い合わせに複数人で対応する場合のケースを以下に書いてみました。

  1. フォームから問い合わせが届く
  2. 届いた問い合わせを最初に開いたメンバーが問い合わせの担当になる
  3.  1.の担当は問い合わせを確認して、自分で対応が可能であれば回答する
  4.  対応が難しい場合は、対応が可能なメンバーを担当に追加し、対応を依頼する旨をコメント欄に記入する。
  5.  3. で追加された担当は、問い合わせの内容と1.の担当が記入したコメントを確認して、問い合わせに回答する

この流れを画像で追ってみると以下のようになります!

 

1. フォームから問い合わせが届く

Tayoriのフォームに問い合わせが届く

 

2. 届いた問い合わせを最初に開いたメンバーが問い合わせの担当になる

Tayoriのフォームで問い合わせの内容を確認する

3.  1.の担当は問い合わせを確認して、自分で対応が可能であれば回答する。回答が難しい場合は担当を追加する

Tayoriのフォームで担当を追加する

 

4.  対応が難しい場合は、対応が可能なメンバーを担当に追加し、対応を依頼する旨をコメント欄に記入する

Tayoriのフォームで追加した担当にコメントを共有する

 

5. 3. で追加された担当は、問い合わせの内容と1.の担当が記入したコメントを確認して、問い合わせに回答する
Tayoriのフォームで共有されたコメントをみて、問い合わせに回答する

いかがでしょうか。問い合わせの対応は様々なケースがありますが、Tayoriでの問い合わせ管理のイメージができて、ご利用を検討してもらえるとうれしいです。

 

問い合わせ管理がさらに便利になりました!

という、Tayoriの問い合わせ管理ですが、お客様の要望や社内の意見を反映して、より便利にアップデートしました!

  • 「自分が担当」の問い合わせのビューを追加して、対応中の問い合わせをわかりやすくしました。
  • 受信ボックスから問い合わせの「メモ・コメント」の数が確認できるようにして、問い合わせの対応状況が分りやすくなるようにしました。
  • 「完了にした問い合わせがお客様から返信があったときに未完了に戻して」、対応が必要なことを把握しやすくなりようにしました。

ユーザの皆さんからの修正要望も機能改善や修正にどんどん反映させていきたいので、フォーム経由から気軽に教えてください!

より便利な使い方で問い合わせ返信を簡単に

最後に、Tayoriのフォームでの問い合わせ対応をやっていて自分的に便利な使い方を紹介したいと思います。

ブックマークツールバーによく使うフォームやビューを登録

問い合わせの受信ボックスや「未返信」などのよく使うビューをブラウザでブックマークして、ツールバーに登録しておくと何かあったときにすぐ問い合わせを開くことができます。

tayori_blog_2_h3_1

各ブラウザの登録方法はそれぞれのブラウザのヘルプを確認してみてください。

ブックマーク バーの使用方法 – Google Chrome ヘルプ – Google Support

MacのためのSafari: 「Safari」でブックマークを使用する

ブックマークツールバー | Firefox ヘルプ – Mozilla Support

よく使う言い回しや定型文はテンプレートに登録

Tayoriのフォームには返信テンプレート機能があります。

問い合わせの受付時、回答を待って頂くとき、問い合わせが終わったときの返信など、よく使う言い回しを登録しておくことで、ミスや手間を減らして問い合わせの中で本当にお客様に回答するべき内容に注力できるようになります。

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返答に時間のかかる問い合わせはメモを利用

先にご紹介した問い合わせのコメント機能はメモとしても活用できます。問い合わせの中では、調べ物などで回答に時間のかかるものもあると思います。

そんなときは、問い合わせの回答で考慮していることや気をつけること、調べていることをメモすることで、必要な情報をTayoriの受信ボックスに収めることができます。

tayori_blog_2_h3_3

いかがだったでしょうか。今後もTayoriの改善とより良い使い方をどんどん紹介していくので、Tayoriをよろしくお願いします!

 

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