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便利な自動応答メール機能を活用しよう【コピペで使える メールテンプレート6パターンご紹介】

本記事では、「自動応答メール」についての基礎知識、Tayoriでの設定方法、自動応答メールに活用できるテンプレートをご紹介します。

自動応答メール(自動返信メール)とは

自動応答メールとは、自動返信メールとも言われ、メールを受信した際に、予め準備した文章を自動的に相手方に返信する機能を指します。

主な自動応答メールの用途としては、長期休暇などの場合に、いつまで不在にしているのか・緊急の連絡先などを記載した不在時のメール、お問い合わせがあった際にお問い合わせを受理した確認として送るメール、製品を購入してもらった際に感謝の気持ちと注文確認として送るサンクスメールなどがあげられます。

 

自動応答メールを利用するメリット

自動応答メールの主なメリットは、「顧客の安心感」と「業務の効率化」の2点に大きく分けられます。

顧客が安心感を感じることができる

自動応答メールの重要なメリットとして挙げられるのが「顧客の安心感」です。

問い合わせや注文をしたのにすぐに反応が無いと「お問い合わせが届いたのだろうか」「本当に注文ができたのだろうか」など、不安になったことがある経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか?また、いつまで返答を待てばいいのか分からずに、イライラしたり心配になり、何度も問い合わせをしてしまう場合もあります。

メールが正しく送られていることや手続きが完了したこと、次にどのようなアクションが必要なのかが分かることで、顧客は安心感を感じることができます。また、顧客満足度の向上にもつながります。

業務が効率化する

お問い合わせを受信したことを知らせるだけの確認メールや、申し込みした方に全く同じ内容のお知らせを送る場合など、手動で1件ずつ返信するのは手間や時間がかかり、効率的ではありません。

定型文章の返信でも問題が無く、かつ、スピーディーにお知らせすることが大切な場合は、自動応答メールを利用することで業務の効率化につながります。

また、手動で返信作業を行うと、返信が遅くなったり対応漏れが発生するなどの人的ミスが起きる可能性があります。自動応答メールを使えば、受信したタイミングで自動的にメールが送信されるので、人的ミスを防ぐことができるのです。


自動応答メールを利用する際の注意点

便利な自動応答メール機能ですが、利用する際にはどのような点を注意したらいいでしょうか。

必要な情報以外は記載しない

不特定多数の人に公開されるようなフォームやメールアドレスで自動応答メールを利用する場合には、セキュリティの観点からも、個人の携帯電話番号、発表前のプロジェクト名や取引先名などの個人情報や社内情報は記載しないことをおすすめします。

自動応答で送付されたメッセージであることを記載する

タイトルや本文に「自動応答メールであること」が分かるような記載を入れましょう。※なお、お使いのメーラーやフォームによっては、文言が自動挿入される場合もあります。

文面が長くなりすぎないようにする

必要以上に文章が長くなりすぎると、一番確認して欲しい情報を読んでもらえなかったり、内容が分かりにくくお客様がお問い合わせをしなくてはならなくなる可能性もあります。
記載する情報を絞る、リンクやダウンロードURLに誘導する、箇条書きや記号などでポイントを目立たせるなどの工夫をし、簡潔で読みやすい文章にしましょう。

 

Tayoriの自動応答メール 設定方法

様々なメーラーでも利用できる自動応答メールですが、Tayoriのフォーム機能でも、簡単に設定することが可能です。※有料プランでご利用いただけます

① フォーム管理>メール


自動応答メール 管理画面 フォーム Tayori

② 自動応答メール設定>ご希望の件名・本文を入力

自動応答メール 管理画面 フォーム Tayori

無料プランでのご利用の場合や、自動応答メールの内容を変更しない際には、下記の件名と本文で自動応答メールが送信されます。

件名:【フォーム名】への受付が完了いたしました(自動応答)
本文:送信が完了いたしました。担当者からの返答がある場合は、下記ボタンをクリックして確認が可能となります。

自動応答メール Tayori

③ 件名・本文に入力>変更を保存

件名と本文に任意の文章を入力し、変更を保存をクリックすると設定は完了です。

自動応答メール 管理画面 フォーム Tayori

その他の設定 自動応答メールを送信したくない場合

「フォーム問い合わせ時の自動応答メール設定」をOFF>変更を保存すると自動応答メールは送信されません。※有料プランでご利用いただけます

自動応答メール 管理画面 フォーム Tayori

その他の設定 自動応答メールに受付番号を記載したくない場合

自動応答メールに記載される受付番号(英数字ランダムな組み合わせ6文字)の記載の有無を選択できます。※有料プランでご利用いただけます
自動応答メール Tayori

お客様は受信したメールから直接返信する以外に、受付番号を用いて専用画面にログインし、お問い合わせした内容や回答の確認や回答への返信を行うことができます。

受付番号の記載をOFFにしたい場合は、「フォーム問い合わせ時の自動応答メール内 受付番号の記載設定」をOFF>変更を保存して下さい。
自動応答メール 管理画面 フォーム Tayori

受付番号をOFFにした場合の自動応答メールは、下記のような表示になります。

自動応答メール Tayori

 

自動応答メール 6つのテンプレート・例文

自動応答メールは、様々なシーンで活用できる便利な機能です。

コピペするだけで使える、シーンに合わせた自動応答メールのテンプレートをご用意しました。シンプルな文面でまとめているので、サービスや状況に合わせて編集し、ご利用ください。

資料請求

件名:【会社・サービス名】資料請求のお申し込みが完了いたしました。

本文:
※このメールは自動応答によって送信されています。

この度は資料請求をいただき、誠にありがとうございました。

資料は下記URLよりダウンロードをお願いいたします。

***URL***

なお、ダウンロードができない場合などはPDFにてご用意いたしますので、お手数ではございますが、お問い合わせフォームよりご連絡いただけますと幸いです。

ご不明点ございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。

***お問い合わせ先***

引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。

▷▷▷ポイント
・会社のセキュリティ等の関係でダウンロードできない可能性もあるので、別の手段を記載すると親切です
・同時にご案内したい資料や、オンライン説明会などの情報もあれば記載しましょう。

会員登録

件名:【サービス名】会員登録完了のお知らせ

本文:
※このメールは自動応答によって送信されています。

この度は、ご登録いただき誠にありがとうございます。
会員登録は完了いたしました。

会員様専用ページへは下記URLよりログインをお願いいたします。

***URL***

ご不明点ございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。

***お問い合わせ先***

引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。

※なお、ご登録に身に覚えの無い場合は、お手数ではございますが下記よりご連絡ください。

***お問い合わせ先***

▷▷▷ポイント
・会員登録が正しく完了したことがすぐわかるように、タイトルに「会員登録完了」の旨を記載します。
・同時にご案内したい資料や、イベント、お得情報などもあれば記載しましょう。

イベント申し込み

件名:【イベント名】参加申し込みが完了しました

本文:
※このメールは自動応答によって送信されています。

この度はイベントへの参加申し込みをいただき、誠にありがとうございます。
お申し込みが完了いたしました。

イベントの詳細につきまして以下に記載いたしましたので、必ずご確認いただきますようお願い申し上げます。

ご不明点ございましたら、お気軽に下記よりご連絡くださいませ。

***お問い合わせ先***

============
イベント詳細とアクセス
============

イベント名:

主催   :

開催日時 :

開催場所 :

会場住所 :

アクセス :

お持ち物 :

また、ご都合によりキャンセルをご希望の場合は、お手数ですが下記よりご連絡ください。

***ご連絡先***

それでは、当日お会いできることを楽しみにお待ち申し上げます。

※なお、お申込みに身に覚えの無い場合は、お手数ではございますが下記よりご連絡ください。

***お問い合わせ先***

▷▷▷ポイント
・申し込みが正しく完了したことがすぐわかるように、タイトルに「申し込み完了」の旨を記載します。
・イベント詳細は箇条書きで簡潔に、またキャンセルする場合の連絡先は必ず記載します。

求人への応募受付

件名:【会社名】求人への応募受付が完了しました

本文:
※このメールは自動応答によって送信されています。

この度は、弊社求人へご応募いただき誠にありがとうございます。

合否に関わらず、改めて採用担当者より応募時に記載いただいた「連絡先」まで、本日から7営業日以内にご連絡いたします。

ご不明点ございましたらお気軽にお問い合わせくださいませ。

***お問い合わせ先***

引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。

▷▷▷ポイント
・応募が正しく完了したことがすぐわかるように、タイトルに「応募完了」の旨を記載します。
・「いつ」までに「どこに」連絡があるのか明記します。

注文受け付け

件名:【店名】ご注文受付が完了しました。

本文:
※このメールは自動応答によって送信されています。

この度は、数あるショップの中から当店をお選びいただき誠にありがとうございます。ご注文が確定いたしました。

商品の発送は、ご注文いただいた日から、3営業日以内の発送となります。発送準備が完了しましたら、改めてご連絡させていただきます。

なお、当店定休日には発送作業を行っておりません。定休日に関しては下記URLよりご確認ください。

***URL***

また送料、キャンセルに関しましては以下よりご確認ください。

=========
送料に関するご案内
=========

============
キャンセルに関するご案内
============

ご不明点ございましたらお気軽にお問い合わせくださいませ。

***お問い合わせ先***

引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。

▷▷▷ポイント
・注文が正しく完了したことがすぐわかるように、タイトルに「注文完了」の旨を記載します。
・いつ発送されるのかが分かるように明記します。また、送料やキャンセルなど特にお客様からの質問が多い内容については、予め記載しておくと便利です。

お問い合わせ対応

件名:【会社名・サービス名】お問い合わせの受付が完了しました。

本文:
※このメールは自動応答によって送信されています。

この度はお問い合わせいただき誠にありがとうございます。

2営業日以内に担当者より回答させていただきます。恐れ入りますが、回答までしばらくお待ちくださいませ。

なお、よくあるご質問は下記よりご確認いただけますので、ご参照いただけますと幸いです。

***よくある質問へのリンク***

▷▷▷ポイント
・いつごろまでに回答があるのかが分かるとお客様が安心です。
よくある質問やQAなどの用意がある場合、ご案内することで自己解決できる場合もあります。

自動応答メールに記載する「よくある質問」は、TayoriのFAQ機能を使えば簡単に作成可能です。4つのステップで誰でも簡単に、シンプルで見やすいFAQが準備できます。

FAQ機能は無料プランからご利用可能です。

FAQ機能を使って作成したTayoriヘルプセンター:https://tayori.com/q/help-center/

FAQ作成簡単ステップガイド:https://docs.google.com/presentation/d/1p9xN6lch8kgTe2RIm6aldUnyXoJgZArBc8IMpmUQayA/edit?usp=sharing

 

資料請求フォームのサンプル

実際にTayoriが活用している「資料請求フォーム」の、自動応答メールの件名・本文をご紹介します。

資料請求フォーム:https://tayori.com/f/tayori-download

件名:Tayori 資料ダウンロードへの申し込みが完了いたしました。

本文:

資料ダウンロードの申し込みいただき、有り難うございました。資料は下記URLよりダウンロードが可能でございます。

URL:

https://www.dropbox.com/s/t8ejoa8wiavahzw/Tayori%E3%82%B5%E3%83%BC%E3%83%93%E3%82%B9%E7%B4%B9%E4%BB%8B%E8%B3%87%E6%96%99.pdf?dl=1

クリックするとダウンロードが開始します。

上記にてダウンロードが行えない場合はお手数ですが下記Tayoriお問い合わせフォームまでご連絡いただけますでしょうか。

https://tayori.com/f/tayori-support

※※こちらのメールにご返信いただきましてもご対応はできかねますためご注意ください。※※

 

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