「Tayori」を使ったカスタマーサポートの業務改善方法｜無料から使えるツール
業務改善や業務効率化と聞くと、大きな業務フローの変更や組織改革を想像しがちですが、もっと「身近なこと」を整理することからスタートできます。
「身近なこと」とは、どのような業種や部署にも存在する様々な「情報」です。
「Tayori」の機能＜フォーム・受信箱、FAQ、アンケート、チャット＞を用いて、手軽に「情報整理」を行うことで、業務の悩みや課題の解決が期待できます。
本記事では「Tayori」を使ったカスタマーサポートの業務改善への活用方法について具体的にご説明します。
＞＞＞フォーム・受信箱、FAQ、アンケート、チャットでカスタマーサポートの業務効率アップ｜クラウド情報整理ツール「Tayori」
顧客満足度向上の要 カスタマーサポートとは？
「カスタマーサポート」は、カスタマーサービスの中でも特に、顧客のお問い合わせや疑問に対応し、製品やサービスを最適に利用するためのサポートや問題発生時には解決に導く対応を行う業務を指します。
顧客が購入や利用をする前後、また利用中のユーザーを全般的にサポートし、顧客満足度UPや企業やサービスに対する信頼度向上のためにも、重要な業務を担う部署と言えます。
参考記事：
カスタマーサービスの業務内容・必要な3つのスキルとは？資格は必要なの？
カスタマーサポートとはどんな仕事？事業を牽引するミッションや価値・役割について解説
カスタマーサポートの業務改善に クラウド情報整理ツール「Tayori」
「Tayori」は〈フォーム・受信箱、FAQ、アンケート、チャット〉の機能を備えています。
〈フォーム・受信箱〉〈チャット〉には情報を「収集」して「蓄積」する役割、〈FAQ〉には、様々な人に情報を「共有」する役割、〈アンケート〉には、情報を「収集」「分析」する役割があります。
それぞれの機能を組み合わせて使うことで、様々な部署や業務の中で、「情報」を「収集」「蓄積」「共有」「分析」し、情報整理することができると考えています。
また、初期設定の必要なく、いつでもどこからでもアクセスできるので、誰でも簡単にすぐにサービスを導入することができます。
「対応の抜け漏れを防ぎたい」「お問い合わせの件数が増えて、対応に時間がかかってしまう」など、カスタマーサポートに関するよくあるお悩みを「Tayori」を活用して解決しましょう。
カスタマーサポートの業務改善に お悩み・課題別活用方法を紹介！
メンバー同士の情報共有や業務分担をもっとスムーズにしたい
企業やサービスが成長するにつれ、お客様対応も複数人での対応が必要になっていきます。しかしながら、対応人数が増えることで、かえって業務が滞ってしまったり対応漏れが発生するなどの弊害が生じる可能性も考えられます。
▶▶▶ こんな方法で解決できます！
【フォーム受信箱で業務の分担やステータスの管理を効率的に行おう】
お問い合わせフォームを設置することで、お問い合わせがフォーム受信箱で一元管理可能です。また、タスクの分担やステータス管理が簡単にできるので、対応スピードUPや対応漏れも防げます。
【メモ・コメント機能で対応記録を共有】
チームへの対応記録の引継ぎはフォーム受信箱内のメモ・コメント機能を活用。補足情報も手軽に共有できるので、お客様に合わせた顧客対応が実現できます。
お問い合わせ数が増加。もっと丁寧なサポートを実現したい
お問い合わせ対応に追われてしまうと、サポート対応の改善に中々手が回らなくなってしまいがちです。お客様が「問い合わせする手間」を減らし、充実したサポート体制を構築しましょう。
▶▶▶ こんな方法で解決できます！
【FAQに情報をまとめて自己解決できる環境を】
フォームやチャットで集めたお問い合わせを、FAQにまとめてお客様に共有しましょう。「よくある質問」が充実していれば、わざわざお問い合わせする手間も省けます。簡単に編集できるので、急な追加や修正にも対応できます。
＞＞＞お問い合わせしなくても、解決できるサポート体制を整えよう
【FAQでナレッジベースを作り、誰でも対応できる体制を】
お問い合わせ対応のノウハウや対応例をまとめた社内用の「よくある質問」を作成しておけば、お客様対応のスピードアップや対応の均一化を図れます。また、新しく入社した人の研修にも活用することで、研修の短縮化も期待できます。
お客様からの意見を効率的に集めたい
顧客からの意見は、サービス改善のためにぜひ集めたい情報の1つです。手軽に収集できるツールや方法があれば、すぐに取り入れて改善のヒントに活用したいですね。
▶▶▶ こんな方法で解決できます！
【アンケートを使ってお客様満足度を調査】
テンプレートも用意してあるので、すぐに顧客満足度調査が実施可能です。データも自動で集計できるので面倒な設定は必要ありません。
【エクスポート機能でお問い合わせを分析し顧客のニーズを探ろう】
フォームで収集したお問い合わせは、CSVでエクスポートできます。日々のお問い合わせ内容を精査することで、顧客の求めているものや傾向が見えてくることもあります。
＞＞＞お問い合わせ内容から、顧客ニーズやサービス改善点を探ろう
会社のすべての情報は、財産になる。
会社に存在する大小さまざまな情報は、整理することで課題解決の糸口になり、更には業務改善のヒントになります。
「今の仕事をもっとより良くしたい」と思った時からすぐに導入し活用できる「Tayori」で業務効率アップしませんか？
クラウド情報整理ツール「Tayori」は、40,000アカウント超えのお客様に導入され、数多くのビジネスを陰で支えています。導入によって業務効率化ができるか、無料トライアルでぜひ一度体験してみてください。
