コミュニケーションツールを選ぶポイントと3つの活用方法

2019/10/11How to

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社内でコミュニケーションツールを活用するメンバー達
仕事で利用するコミュニケーションツールは多数あるため、どれを選んだらいいのかわからない方も多いのではないでしょうか。

本記事では、コミュニケーションツールを選ぶポイントと、コミュニケーションツールの活用方法を紹介します。

ビジネスでコミュニケーションツールを活用は必須

ビジネスを円滑に進めるためには、スムーズなコミュニケーションが欠かせません。

近年ではコミュニケーションツールが多数リリースされており、「ビジネスのやり取りは電話かメールのみ」という会社は少なくなってきました。社内用だけでなく、社外の人ともコミュニケーションツールを使ってやり取りをしている会社も増えています。

コミュニケーションツールは種類が様々ですが、「チャット形式で利用できる」「スタンプでリアクションができる」「タスクや期限、担当者を設定できる」「カレンダーや他のサービスと連携できる」「プロジェクトごとにやり取りを分けることができる」など魅力的な機能が多いもの。メールでやり取りをするよりもカジュアルにコミュニケーションが取れることがメリットです。

コミュニケーションツールを選ぶポイント

コミュニケーションツールはたくさんあり、どれを選んだらいいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。次に、コミュニケーションツールを選ぶポイントを紹介します。

全員が使いこなせる操作が簡単なツールを選ぶ

コミュニケーションツールは、円滑にコミュニケーションをとるために利用するものです。

使いこなせないメンバーがいる場合、ツール以外の方法でコミュニケーションを取ることになってしまい、最終的にツールが使われなくなったり、ツールが複数になり複雑になってしまったりすることも。コミュニケーションツールを導入するときには、メンバー全員が使いこなせることが大切なポイントです。

英語が苦手なメンバーが多いのに対し、日本語対応されていない海外のコミュニケーションツールを選んだことで、使い方がわからず失敗したなんて企業も。利用するメンバーにあわせて操作しやすいツールを選びましょう。

自社のコミュニケーションにおける問題を解決できるツールを選ぶ

コミュニケーションを選ぶ最終的なポイントは、「自社のコミュニケーションに関する問題を解決できるツール」を選ぶことです。

例えば、「タスクを伝える方法が、メールや口頭などバラバラで数も多いため、何を伝えたのか、期限がいつだったのかがわからなくなっている」という場合。Chatworkのようなタスク管理機能もあるツールを選び、窓口を1つにすることで解決できます。

また、「外部の人とのやり取りが多く、同時並行しているプロジェクトも多いため、メールを探すのも大変」という場合。プロジェクトごとにスレッドを分けられるSlackのようなツールを利用するとツールを1つにまとめることが可能です。公開する範囲も指定できるため、外部の人を入れてやり取りをしたい場合も安心です。

このように、現在のコミュニケーションにおける問題を把握して、解決できる機能があるツールを選ぶことがおすすめです。

コミュニケーションツールを使いこなす3つのコツ

コミュニケーションを選んだ後にすることは、「とにかく使いこなすこと」につきます。では最後に使いこなすための3つのコツを紹介します。

操作方法を説明する機会を設ける

新しいコミュニケーションツールを導入する場合は、全員に操作方法を説明する機会を設けましょう。「使ったらわかるだろう」と思う場合でも、メンバーによって理解度は異なるものです。基本的な操作方法を説明して、ツールを使うことの抵抗をゼロにしておきましょう。

盛り上げ役を作りツールに慣れてもらう

メンバーが新しいツールに慣れていない最初の時期には、社内で影響力のある盛り上げ役を作って積極的にツールを利用してもらえるようにすることもポイントです。

ツールの操作に慣れているメンバーや、普段から盛り上げ役のメンバーに頼むこともおすすめです。ツールを使う頻度を増やしたり、新しい機能を使ってみたりするなどして、ツールに慣れてもらうきっかけを作りましょう。

ルールとしてツールの使用を促す

会社全体で特定のツールの導入を決定し、今後のコミュニケーションは、選んだツールで一元管理するという方針・ルールを徹底することも一つの方法です。

導入の際のサポートはあるという前提で、ある程度の強制力がないと、会社全体としてのツールの導入は難しい場合があります。ルールとしておくことで、ツールの使用を促すための有効な手段となります。

NGルールを決めておく

新しいコミュニケーションツールを利用するときには、NGルールを決めておくことも大切です。

「◯◯をしないといけない」といったルールを決めるとルールが多くなってしまい、ツールを使うことがめんどうになることも。そのため、「これだけはNG」といった、してはいけないことだけを決めておく方がシンプルでわかりやすくなります。

「情報漏えいを防ぐため、社外ではツールを開かない」「社外秘の内容もあるため、社外の人をツールに入れる場合、全プロジェクト見られる権限は与えない」など気をつけるべきNGルールを決めておきましょう。

CSにおすすめのコミュニケーションツールはTayori

コミュニケーションツールは、ChatworkやSlack、Messengerなど様々ありますが、カスタマーサービスチームには株式会社PR TIMESが運営する「Tayori」も併用して利用することがおすすめです。

Tayoriは、チャットサービスやお問い合わせフォームとして利用できます。顧客からの問い合わせ内容ごとに、担当者やステータス・優先度を設定できたり、コメントを残せたりするためスタマーサービスチームのコミュニケーションを円滑に進めることができます。

「全社でのやり取りはSlackを利用しているので、Slackでお問い合わせ内容が見られたらいいな」という場合は、Tayoriの外部連携機能を利用することで実現できます。顧客のお問合せまでコミュニケーションツールで一元管理できるのは、見逃すことも減りとても画期的です。

求める機能がすべて揃ったコミュニケーションツールを見つけるのは難しいものです。外部サービスと連携して、チームにあった機能を追加してみてはいかがでしょうか。

>>CSにおすすめのツールTayoriの詳細をみる

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