生産性向上のために今すぐ導入したい5つの施策＆NG施策3例
生産性を上げることは、仕事をするうえで重要だと認識している方も多いでしょう。しかし、何をすれば生産性が上がるのか、明確に把握して施策を行えている方はごく一部です。
本記事では、生産性向上のため今すぐに導入したい5つの施策と、やりがちなNGな施策について解説します。
そもそも生産性向上とは？
「目標達成のためには、もっと生産性を上げないといけない」「生産性を向上させよう」など、なんとなく使われがちな「生産性」という言葉。
そもそも、生産性を向上させるとはどのような意味があるのでしょうか。
業務効率化との違い
生産性とは、持っているリソース（人や金などの資源）を利用して、どれほどの利益を生み出せたのか、効率性を測るもの。生産性を向上させることは、より効率的に利益を生み出していくことを指します。
一方、業務効率化とはムダな作業や、非効率的な業務を改善すること。業務効率化を行うことで、生産性が上がる可能性もあることから、生産性の向上と業務効率化は相関関係にあるといえるでしょう。
生産性向上をすることのメリット
生産性は「利益」÷「投資したリソース」で計算します。より利益の数字が大きい方が、生産性が高いことがわかります。
生産性を向上することは、より少ない投資でこれまで同様の利益を得ること、もしくはこれまでと同じリソースでより多くの利益を得るということです。同じチームでより多くの利益を生み出すことだと考えるとわかりやすいでしょう。
企業、個人がより利益を上げるためには生産性の向上が不可欠なのです。
生産性向上を測るための指標・KPI
生産性が向上したか測るためには、指標・KPIが必要です。
企業の一人ひとりの生産性は「労働生産性」と呼ばれます。労働生産性は「生産量÷労働者数×労働時間」で計算されます。より少ない人材・時間で多くの生産を行うことで、生産性を計算できます。
その他にも「利益÷総労働時間」「従業員一人当たりの売上」などをKPIにすることもあります。
企業によって計算しやすい指標は異なるので、自社の扱いやすいデータを活用して指標を設定してみてはいかがでしょうか。
やってはダメ！生産性が落ちてしまう3つの原因
生産性を上げることを意識すると、「結果を出さないといけない」と意気込んで仕事をしがちです。しかし、ただただ一生懸命仕事をしただけでは、逆に生産性が落ちる原因になることも。
次に、生産性が落ちてしまう3つの原因について紹介します。ついやってしまっていることが多い内容なので、当てはまっていないか確認してみてください。
1．長時間労働・残業
生産性が落ちてしまう1つ目の原因は、長時間労働・残業です。
生産性の計算式は「利益÷労働時間」だと説明しました。労働時間が伸びてしまうと、計算式の分母が大きくなるので、その分生産性を下げることになります。
また、長時間労働をしている方や、残業が当たり前になっている方は「本当にその時間が必要なのか」改めて検討することが必要です。
「終わらなかったら残業すればいいや」と、最初から時間内に終わらすことを諦めていないか。どうしたらもっと短い時間で終わらせられるのか検討し、工夫できているのか考えてみましょう。
また、「生産性を上げるために仕事を頑張るんだ！」と、長時間労働をしている人もいらっしゃるかもしれません。しかし、ダラダラと長時間労働するよりも、短時間で集中したほうが早く終わることもあります。
まずは、これまでと同じ業務をより短時間で終わらせる方法はないのか、検討してみましょう。
2．マルチタスク
生産性が落ちてしまう2つ目の原因は、マルチタスクをすることです。
複数のタスクを同時進行させることは、一見効率がいいことのように思えます。
しかし、人間の脳が集中できるのは、一度にひとつまで。複数のタスクを行うことで注意散漫になってしまい、逆に効率が落ちている可能性もあるのです。
また、異なるタスクを行う際には「スイッチング・コスト」がかかってしまいます。違うタスクへ切り替えるときには、脳や心理的にもエネルギーが必要です。複数のタスクを行ったり来たりしていると、その度に脳や心理的にエネルギーを使うので、逆に効率を下げていることもあります。
一度に複数のことをして、効率よく仕事をしている「気分」になっていないのか、本当に効率的に業務ができているのか、一度測ってみることがおすすめです。
3．個人の生産性のみを追求する
生産性が落ちてしまう3つ目の原因は、個人の生産性のみを追求することです。
個人事業主の場合は個人の生産性だけを意識するだけでも問題ありませんが、企業の場合は個人よりも全体での生産性を上げる必要があります。
現在の生産性が1だとしましょう。10人のチームで、リーダーが個人の生産性を5倍に上げたとしても全体の生産性は1×9＋5＝14。しかし、リーダーが全員の生産性を上げることに注力し自分の生産性は落ちたとしても、全員の生産性を2倍にすると、2×9＋0.5＝18.5となります。
一人の力では限界があるものです。自分の成績だけを気にするのではなく、チーム全体で最適な行動が取れるようにすることが重要です。
生産性向上のために行いたい5つの対策
生産性が落ちてしまう3つのことをやってしまっていた方もいらっしゃるのではないでしょうか。もし当てはまっているものがあれば、すぐに改めましょう。
では、生産性を向上させるためには、どんなことをすればいいのでしょうか。次に、生産性向上のために行いたい5つの施策について紹介します。
1．業務フローの見える化
生産性を向上させる1つ目の施策は、業務フローを見える化することです。
何度も行っている仕事でも、どのような流れで行っているのか細分化できていないケースも多いもの。ひとつの業務を完了させるまで、どのようなフローで行っているのか確認しましょう。
関連記事：【無料ツール紹介】ワークフローを簡単にシステム化する3つのポイント
2．ムダな業務の洗い出し
生産性を向上させる2つ目の施策は、ムダな業務の洗い出しをすることです。
業務フローを見える化したら、ムダなフローを踏んでいないのか、効率化できる部分はないのか確認しましょう。
また、最終的に求められている成果に業務が結びついているかを確認すると、本当に必要かどうかを検討するヒントになります。
3．個人のスキルアップ
生産性を向上させる3つ目の施策は、個人のスキルアップを行うことです。
個人のスキルを上げることで、同じ時間でより多くの利益を生み出せるようになります。
先ほど、個人の生産性のみを追求するのはNGだと紹介しましたが、強いチームを作るためには個々の能力が高いことも必須条件です。
個人プレーに走るのはNGですが、個人のスキルを向上させることで、チーム全体の生産性向上の底上げを行いましょう。
4．情報共有のコストを減らす
生産性を向上させる4つ目の施策は、情報共有のコストを減らすことです。
チームで業務を進める際に、意外と「情報共有」に時間を取られていることをご存知でしょうか。誰に共有が行き届いていないのか把握することは、かなり難しいものです。
「必要な情報はここを見ればすべて揃っている」というナレッジベースを作成し、チーム内での情報格差を減らし、共有コストを下げることがおすすめです。
関連記事：ナレッジベースの意味とは？社内で利用する効果とおすすめ無料ツール
5．IT技術やツールの導入
生産性を向上させる5つ目の施策は、IT技術の活用や、ツールの導入です。
IT技術やツールを活用することで、大幅に業務時間の短縮に繋がることも多いものです。ツールを使えるものは、活用するといいでしょう。
また、属人的でミスが起こりやすい業務も、IT技術やツールを活用することでより確実に業務遂行できるようになるでしょう。
生産性向上のために、うまくツールを活用しよう
生産性を向上させるためには、うまくツールを活用して業務効率化することが重要です。
手作業で行っていたことや、属人化していたこと、管理に時間がかかっていたものなどをIT技術の力に任せることで、本来注力するべき仕事に向き合う時間を作れます。
企業全体で生産性を向上させるためには、業務効率化ツールを活用することがおすすめです。
株式会社PR TIMESが運営するカスタマーサポートツール「Tayori」を活用すると、部署間でのタスク管理がより確実に、スムーズに行なえます。
Tayoriはシンプルな機能でカスタマーサポートだけではなく、様々な用途で活用することができます。Tayoriを業務効率化ツールとして、Tayoriを活用する主なポイントは以下の7つです。
①部署間の業務依頼を問い合わせフォームから行うことで、必要な情報を確実に送付してもらう
導入事例：テレワーク環境で効果的に営業活動を行うために Tayoriを導入し生産性向上に繋げた【株式会社ルネサンス】
②情報収集の紙媒体をフォームに代替してペーパーレス化し、収集した情報はCSVでエクスポートして管理
③定型の情報の記録にフォームを活用。報告書のフォーマット（日報や週報・面談記録など）として活用、電話対応履歴をフォームに入力して、受信箱に記録を残す
④FAQ機能を活用して、情報を一箇所にストック化、社内の情報共有ページとして活用
導入事例：PR TIMES 当社テレワーク対応
⑤チームのナレッジを集めて蓄積するナレッジベースやマニュアルページとして活用
導入事例：Tayoriで全員で使う「みんなで作るFAQ」を作成 各々の知見を社内全体へ共有できる仕組みができた【株式会社エフ・コード】
⑥商品やサービスが多岐にわたる場合にサービス・製品の紹介ページとしてFAQページを活用。マーケティングの一環としてページを簡単作成
⑦FAQページに社内の各部署への業務依頼のフォームを設置（例：総務部に対して、名刺発行を依頼するフォーム）
社内の生産性を上げたいときには、社内依頼の効率化・ナレッジベースの作成などが効果的です。
「自社にはどのような使い方がいいのだろう？」「生産性を上げるために、どうツールを活用したらいいのかな」など疑問がある場合は、ぜひお気軽にオンラインでの説明会にお申し込み下さい。
